質問

2007年03月01日 11時35分
  • グループウエアについて教えてください。(ノーツなど)

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

はじめまして。50人規模の企画会社に勤めているものです。
私はパソコンは設定ぐらいはできる程度であまり詳しくないのですが、社命でグループウエアの選定を任せられました。
出入りしている業者は、ロータスノーツを薦めてきます。理由として高機能でシェアも高いといいます。
どうもノーツで何ができるのか良くわかりませんが、グループウエアでは情報共有、ファイル管理、スケジュール管理、メール機能が連携していて、携帯でも見れればいいのではないかと思っていますが、高機能なものにしておけば間違いないのでしょうか。
また、運用は手間をかけずにすむものなのでしょうか。
ノーツ以外に実際に使っておられるグループウエアとお勧めのポイントがあればお教えください。

7件の回答があります

回答

こんにちは。
弊社ではメールとグループウエアにノーツを使っています。
私が管理者になる以前からかなり深く作りこまれていることと、規模的に入れ替えに手間がかかるので、ノーツは今後とも使いそうです。
運用には結構手間がかかりますが。。。

他製品で言えば、確かにノーツのシェアは高いみたいですが、最近はサイボウズも勢いがあるみたいです。
評判もいいみたいですし。
下の日経のサイトにグループウエアについての記事がありました。

他にもネオジャパンのdesknet’sなんかもあるみたいですね。
友人が使っていますが、非常につかいやすいと言っています。
desknet’sもサイボウズもお試し版が無料でダウンロードできるみたいですから、お試し版を使ってみてはどうですか?

回答

なまはげさんこんにちわ。
数年前、所属していた会社では、Notesの5を使用していました。
クライアント数は5000人規模でしたが、DB作成、アカウント管理、ヘルプデスクで20人規模のチームが構成されていました。正直なところメンテナンスは大変です。
事業部や支店が幾つにも分かれているような会社やであれば掲示板レプリケーション機能などが有効に働くかもしれませんが、ExchengeやAD環境でも使いこなせば同等のことは出来たりします。
やりたいこと、イントラネットでどういうことをしたいかを明確にしてからグループウエア選定をするのがよいと思います。
また、ASPを利用して管理業務を楽にすることを検討すると良いかもしれません。

2007年03月05日 17時15分

回答

なまはげさん。
はじめまして、元Notes管理者です。

前述の投稿者の方もコメントされておられますが、グループウェアはそれなりの特徴があります。まずは、目的を明確にされるのがよろしいかと思います。

ここで使う方側の立場でメリットとデメリットを申し上げます。
【メリット】
・元々Notesそのものが巨大なデータベースです。
 扱う情報にナレッジなどが多く、そういう業務をされている場合、
 共有サーバでのファイル管理には限界があります。
 Notesはこと細かく情報を整理する事ができます。
・またメールやスケジュールも一体になっているため、一つのパッケージみた
 いな感じで扱う事が出来る(例えばメールはOutlook、スケジュールは
 サイボウズ、と別々のソフトを起動する必要がありません)のも魅力です。

【デメリット】
・使う方が外出(営業)などが多く、PHSでの接続をされる場合は、向きません。
 メールやDBを開くのに64Kなどでは使いにくいと思います。
・(既にコメントされてますが)専任の管理者または、ヘルプデスクが必要に
 なります。標準仕様でもあらかた使えますが、会社独自の業務部分が出て
 来ると、カスタマイズが必要になるため、Scriptを組む必要もあります。

また、webベースの代表的なグループウェアである「サイボウズ」「デスクネッツ」はwebブラウザが見れる環境であれば、どこでも見ることが出来ます。
この2つのソフトは、イニシャルコストを抑えたい場合、レンタルサーバとセットになっているプランもありますので、自社でサーバを持たなくても、簡単に導入する事ができます。

PHSで64Kでもそんなに苦になりません。

また、メールもここで受信してその後、Outlookなどで受信する事も出来ます。

デメリットとしては、項目や内容のカスタマイズがほとんど出来ない事です。
カスタマイズには、別途開発費が必要になりますし、ソフトの大枠は変える事が出来ないからです。

目的として以下を選定の目安にされるとよいと思います。
・スケジュール管理や単純なワークフローが中心
 ⇒サイボウズ・デスクネッツ

・PHS接続や携帯からも見たい
 ⇒サイボウズ・デスクネッツ(サイボウズはオプションで別費用)

・掲示板としてや情報伝達の手段
 ⇒サイボウズ・デスクネッツ

・小規模なファイル管理
 ⇒サイボウズ・デスクネッツ

・管理するファイルが多く、細かく分類・管理したい
 ⇒Notes

・できれば、全ての物事を一つで済ませたい
 ⇒Notes

・イニシャルコストを安く済ませたい
 ⇒サイボウズ・デスクネッツ

・将来的に拡張性があるほうがいい
 ⇒Notes

参考にしてみて下さい。

2007年03月14日 01時09分

回答

たしかにノーツは歴史もあり使い慣れている人も多いので 業者も進めるところが多いでしょう しかし50人程度ならばぜいたくすぎると思います
またシェアが高くても御利益はありません。
最近はweb型も良くなっているので サイボーズガルーンもよいと思います
desknetsも有りますが私の見た限りではサイボーズより泥臭いと感じました(一見、いろいろな機能があるように見えますがそれほどでもないです)。
サイボーズの開発者はOutlookを目標にしたと言っていましたのでExchangeもよいです。 私はExchangeを使っています 
インターネット環境が強力ならASP(外部のサーバサービス)というものよいです。
予算はどれくらいでしょうか 初期投資に掛けても良いかどうか 50人が増えるかどうか でも変わります。

2007年03月14日 01時23分

回答

100人規模の会社に所属しています。
私の会社ではDESKNETSを利用しています。
導入した当時(8年程前)はまだIOFFICEという名前でしたが。
当時、社員のPCを扱うスキルレベルに非常に開きがあり、
「コンピューターウイルスって人には感染しないの?」なんて真顔で
お年を召された社員から聞かれたものです(実話)。

当時社内のPCも3台しかなく、交代で使用したりしていました。
その状況でひとり一台のPC設置、サーバーの導入等をすすめました。
なるべく見た目簡単に、グラフィカルにという意味で、
そして、使う機能は、どうせメールや掲示板、回覧板、スケジュール
くらいしかないだろうと踏み、なるべくコストをかけないでという
目的をもってIOFFICE(DESKNETS)を選択いたしました。

それから、社内で講習会や勉強会を開いたりし、
現在では全ての社員のレベルはそこそこ上がりました。
社内の書類はほぼエクセルやワード、PDFで回るようになりました。
しかし、グループウェアで使われる機能は、最初に目論んだとおり、
メール、掲示板、回覧板、スケジュール程度しか今でも使っていません。
全て何もかも電子化することが良いとも言い切れない部分や業務があり、
今程度のPCの使い方で納得しています。

社員のレベルにばらつきがあったり、そこまで完全にグループウェアに
頼らないというのであれば、DESKNETSも選択の一つに面白いのではないでしょうか?
インストールや、リビジョン、バージョンアップも非常に簡単です。
勉強という事の程をしなくてもスムーズに導入できるでしょう。
最近の新しいバージョンではAJAXなども使われており、
OFFICE製品との連携もスムーズに行えるようですが、うちでは必要ないと
考え、導入はしておりません。

ご参考になれば・・・。

2007年03月15日 09時52分

回答

デスクネッツやサイボウズでやりたいことはできそうなのですが、機材やライセンス料、初期費用などを考慮すると、予算、ランニングコストを相当おさえる必要があることが判ってきました。
Office Live Premiumも考えてみましたが、トータルではよさげですがbetaというところが気になっています

専用ソフトでなくても、設定や連携のさせ方しだいでグループウエア的な利用ができるのではないかと、考え直しました。

もし、あまり知られていなくても無料で使えるグループウエアまたはグループウエア的なソフトウエアやWebサービスの情報があれば教えてください。

例えばGoogleやYahooのスケジュールをグループ設定して連携させたりすれば、意外と使えるような気もします。意見ベースでも結構ですのでアイデア、情報をいただけませんでしょうか。

回答

なまはげ様こんにちは。
色々とお勉強されているようで導入の時期が楽しみですね。
昨日は、社内でDESKNETSを使っているとのコメントを差し上げました。

私は社外の人間ともプロジェクトを組んで仕事をする事が多く
その際に使用しておりますのが、YAHOO GROUP です。
MSNや、GOOGLEでも同等のサービスがありますね。
「YAHOOで」というと、社外で話が通じやすいので、
YAHOOを使っているだけです。他社のサービスも変わらないでしょう。
スケジュール、メール、同報、掲示板、ファイルの共有など
一般的にスケジュール管理を行ったりコミュニケーションする事には
不都合は感じません。ただ、大容量ファイルになると、
1ファイルあたりの容量制限が設けられている場合が多いので、
イラレのファイル等は、ファイルオクールや宅ファイル便などの
大容量ファイル送信サービスを使用しています。
また、写真などを多く共有したい場合などは、こういうWEBサービスではなく
ファイルサーバやNASで自由にアクセスできる方が便利ですね。(社内に限っては)

部外者との写真共有で使い勝手がわりといいなと思ったのは、
MSNのグループ(コミュニティ)でした。写真などをアップロードするのに
専用のソフトがブラウザ上で走り、ドラッグやドロップができますので、
インターフェース的には楽だと思います。
ただし、スペース容量があまり大きくないという致命的な欠点がありましたが・・。
また、MSNのメッセンジャーはYAHOOのメッセンジャーより楽に使える(慣れですが)
気がするので、割と役に立っておりますね。

価格の事、運用の事、設置の事、いろいろ考えなくてはいけないことは
あると思うのですが、まずは、「社内でどういうことがしたいのか」
という事をガチッと決められてはいかがでしょうか?
そうすれば、自分の会社の業務はフリーのWEBサービスでまかなえる
程度の事なのか、サーバーを導入したりASPでサービスを受けたり
しなくてはいけないレベルなのかが見えてきます。
追加の機能は、後からなんとでもなりますよ^^。
社員のレベルなども考慮して、「最低限はこれをする」という事から
始められるのがスムーズな導入に繋がると思います。

「社員みんなでレベルアップしていこうよ」ぐらいの方が良いような気がしますね。

ご参考になれば・・。

2007年03月16日 10時32分

あなたもコメントしましょう!