当社の場合にも恐ろしい勢いで紙が溜まっていきます。
そこで、出来るだけ紙を出さない、と言うよりは出した
紙を以下にシステム内に取り込んでしまうかを観点にシ
ステムの構築を考えてもいますが、本格的なシステムを
構築するためには、サーバやスキャナ等のハード込みで
¥１００万規模の経費が掛かりますので、現時点では導
入凍結状態です。　紙を出さない方法としては、当社の
場合、一番効果が上がると思われるのがFaxにおけるぺー
パレスです。　システム上は可能なのですが、一度、紙
に出すことにより、間違いを見つけやすい、と言う観点
から敢えてペーパレスに踏み切っていません。
そのような事情から、紙は増え続けますので機密文書の
溶解依頼用ボックスを各部署に配備し、定期的に業者に
引き取ってもらっています。　あとは、シュレッダーで
粉砕して一般ゴミとして捨てています。
数年間保存が必要な書類は、貴社同様保管場所に貯まっ
ていきますので、年度末に大掃除を行い、古い物から溶
解廃棄となります。　各部署に溜まる紙は、席替えなど
を行い、その時に出来るだけ見ない物は廃棄してもらっ
ています。　だいたい、１年間席替えをしないと、回り
は不要な紙で溢れていくようです。
そう言う意味からすれば、貴社同様紙の保管には苦慮し
ています。　当社も、便乗して良いアドバイスがあれば
教えて欲しいグループに入ります。　これという良いア
ドバイスができなくてすいません。

勤務先でも、ものすごい勢いで紙を使っているので、あまり参考にならないかもしれませんが、回答します。（社内向けに調査したのですが、予算的に延期されていた情報です）

まず、紙の文書のデータ化の際には、最近の複合機（コピー機）を、高速スキャナーとして使用すれば良いかと思います。複合機でコピーを取る代わりに、紙をスキャンして、PDFにして、サーバーに保存する事が出来ます。詳細は、メーカーページで確認してください。

次にそのPDFになった文書の使い勝手を高めるためには、OCRをかけた方が良いかと思いますので、PDFを対象に自動的にOCRを行ってくれるソフトを紹介します。

これで、（予算があれば）基本的な対応はOKだと思います。

次に、保管したい文書には、２つの種類があると思います。
１つは、業務上使用して、保管しておきたい文書。
もう１つは、公文書関係で、一定期間保管が義務づけられている文書。
公文書関係の文書の電子的な保管に関しては、「e-文書法（電子文書法）」と呼ばれている法律にのっとったシステムであれば、電子的な保管が可能になるようです。これは、上記の基本システムに＋αのシステムを加える事で可能になるはずです。

あとは「marotabi」さんの会社の判断として、一部屋の占有コストとシステムの構築費用の比較、またシステム化した後に便利になるであろう機能に対する価値を、総合的に判断されてみてください。
ちなみに、勤務先では、「実現までの予算がかかりすぎる」、との事で流れてしまいました。

私の会社ではｉｓｏ１４０００を取るときに　機密情報処理会社　と契約しました。　経営数字、個人情報が載っているものはそこに出します。　紙の種類はコンピュータ用紙、いわゆるコピー紙、その他の紙と分けています。　（磁気テープやフロッピ、ＣＤも処分してくれるのですが処理料が高いので自社で破砕してゴミに出します。）
ペーパレスは難しいですね。　（１０年前ですが外部から役員が来てペーパーレスのシステムを作るとか言って新しいシステムを入れましたが自分が見るからと言って毎週１０００ページのリストを出させて結局見ないままに積んであるだけ。　先の処理会社に最初に出したのは奴が残した４０箱のコンピュータ用紙でした。）
現在の基幹系オフコンシステムでは数種類以外はｐｄｆで出力してメールで配布か共有フォルダに投稿しておいてみんなで見るようにしています。必要ならｐｄｆを印刷します。
伝票類は頭に痛いところです。税務署の関係で保存しなければならないので年月別に箱詰めして１部屋占有しています。　期限が過ぎれば先の処理会社に出します。