弊社でのストレージサーバを導入後、各ユーザごとにファイル命名など
バラバラでしたので、富士ゼロックスのDocuWorksを導入しました。
確かに余分（？）なコストは掛かりますが、利点は・・・
１：印刷イメージで一覧表表示出来る。
２：専用仮想プリンタで出力するか、直接ドロップで操作可能。
３：Word文書ならDocuWorks文書に一緒に保存可能なので、PDFのように
　　本体文書とイメージが一緒に保存出来る。
４：文書内の検索が可能。
です。
私的に一番のメリットは（３）で、Docuworks文書に変換・保存後は
元の文書を削除しても、DocuWorks文書から復元可能なので、一覧と
保存がセットになって便利だと思います。
ご参考まで・・・

私の職場では古くからドキュメントをフロッピに保管していました。
当然フロッピが多くなるので　ファイル名の付け方として、
　英文１文字　＋　数字２桁　＋　_　＋　ファイルの名前　
　　英文１文字：業務区分　　例　Ａ＝製造部門　Ｂ＝営業部門
　　数字２桁：フロッピ番号　台帳を作り分類ごとに記載
　　英文１文字＋数字２桁　でどのフロッピか特定できる
として
　文書の左ヘッダ（ヘッダが都合悪いなら右フッタ）にファイル名を出す
という取り決めをしていました。（当時は名前が実質４文字なので苦しかったです）

その後、ハードディスクに移行しましたが　この規則はそのまま（名前に漢字ＯＫにしたくらい）です。　フロッピの名前をフォルダの名前にしました。
８０００個以上のファイルがありますがこんな程度の規則で特に不便は感じていません。

手前みそみたいになってしまうかもしれませんが…。うちでは自社製品のOficinamigoという文書管理ツールを使っています。うちでも以前共有サーバで管理していたんですが、寿限無さんみたいにフォルダ階層は勝手に深くなっていくわで結局どこに何があるのかがすぐに分からなくなってしまったり、誰が管理してるのか不明のフォルダがいつまでも残っていたり、といったカオス状態に陥ってました。うちの営業の方にはお客様から同じよーなご相談を受けていて…ということから製品化されたようです。うちはシステム会社なのでそれでも社員のPCリテラシーが平均よりは高いほうだと思いますが面倒だと使わなくなってしまうんですよね…。Oficinamigoは発想が「キャビネット」だそうでシンプルなのが結局使えてるんだと思います。フォルダ階層は深くしない（できない）、キャビネット管理者を明確にできて、キャビネットの有効期限とかもあってアラームもでるのでほっぽりっぱなしのものが発生しない。従来の文書管理システムのような面倒な登録作業が不要とか。企業規模や扱うドキュメントのボリュームとか色々な条件によって最適なツールって違ってくるとは思うんですが、複雑化しがちなシステム管理をいかにシンプルにするかっていうところが結構核心をついてるかもしれませんね。この春からは外販もされているようですのでご参考までに。

あまり規則で縛らないほうが賢明です。
初めは混乱しますが十中八九、収まるべくして収まりはじめますので
その時にルールを考えれば良いですよ。

ウチの事務所ではバカ担当がルールだらけにして
使いづらいのなんのって。
見直しを薦めると「これが良いんですっ！絶対良いんですっ！」って
聞きゃしない。

私のところのファイルサーバでは十分な容量を用意したので当分は困ることはないと思います。一応は運用管理規程などは設けています。フォルダやファイルの名前等に規則はありません。

ちょっとした工夫としては
・以下のフォルダにあるファイルの一覧表（CSV）を作成するフリーソフトを使用。フルパスも情報の１つ。
・ファイル一覧をEXCELに取り込んだら、フルパスの列に対してハイパーリンクを貼るマクロを作成して公開。
・マクロを実行するとハイパーリンクの一覧ができるのでクリック一発でファイルが開く。
・ファイル一覧を「ファイル名」や「更新日」で並べ替えることで重複や古いものが判るので、それで整理を行う。
ということをやっています。

フリーのソフトとしては「Vix」を使っています。
マクロは自分で組みました。フルパスのある列を上から順に読んでパイパーリンクを貼って次ぎの行に行って、空のセルが来るまで繰り返す。というものです。

ファイルサーバ（24H電源ONのXP端末に700GBの外付けHDD取り付け）
ファイルサーバという割にはスペックがショぼいですね。
ひょっとして中古のPCを流用していませんか。
古いPCですと壊れるかもしれません。

外付けHDDというのもファイルサーバとしては良くありません。
せめて内蔵の増設HDDにしてほしいです。
外付けHDDですと盗難にあったり落とされて壊れたりするかもしれません。
バックアップは取っていますか？

内蔵HDDを増設してそこにファイルを保管して、外付けHDDはバックアップとしてはいかがでしょうか。

ファイル名をつける規則、更新情報の記録ルール
よりもハード構成のほうに疑問を持ってしまいました。