こんにちはです。

メール利用者からは「Yahoo MailやGmailなどはずっと前からGBサイズなの
に、なんでうちは・・・?」と苦言をもらうこともたまにありました。
これは弊社でもよく話に上がりますが、”よそはよそ、うちはうち”です。
弊社も同様ですが、資源等のリソースとのバランスで決定されれば良いと思います。
確かに容量が多くなれば便利になるかもしれませんが、部屋をか片づけない
子供は、どんなに広い部屋を与えても片づけないものです。
弊社の容量は100MBですが、何度拡張しても「小さい！」のブーイングなので
「きりがない」との判断から、要望を聞き流しています。
整理が行き届いているユーザは、少ない容量でもうまく利用されている
ようです。
参考にならないと思いますが、弊社の事情はこんな感じですね。
ではでは・・・

私のところではメールボックスのサイズを１００ＭＢとしています。
９９ＭＢになると　１５時に警告メッセージが送信されます。
　　　　　　　　　１７時にもう一度、警告メッセージが送信されます。
　　　（１５時の警告でサイズを小さくすればそれでよいし小さくしないと１７時にもう一度警告するぞ　という理屈です）
１００ＭＢになると　送信禁止になります。
　　　　　　　　　送信しようとすると メールボックスサイズが大きいので送信禁止です　と警告が出ます。
　　　　　　　　　　この状態でも受信は可能です。
　　　（サイズを超えると送信禁止のペナルティを与えますが受信は出来るのでほかの人の迷惑にはなりません）

月に１回程度、全メールボックスのサイズを調べて大きい人は「なにやっとんじゃ こらぁ」とメールします。
同時に日時を調べてメールボックスを開いていない人は上司に「やる気あるのか こらぁ」とメールします。

私の会社ではメールボックスサイズはサーバーの容量がある限りとしています。
但し、メールの保存期間を１ヶ月としており強制的に削除するようになっています。
以前はメールの保存期間を１年間としていましたが容量が膨大になってきたため６ヶ月→３ヶ月→１ヶ月となりました。
トップからの指示で「１ヶ月以上もメールを取っておくのは、仕事が遅すぎる」という考えから１ヶ月となっています。
どうしても取っておきたいメールはオフラインとして自分のパソコンに保存するようにしています。
社員数、サーバーの容量などによって状況は変わると思いますが、メールを長期間とっておいても見ないものがほとんどだと思います。
「後で整理します」と言っても整理しないのが現状では・・・