1)に関しては詳しくないため、パスします。

2)ですが、当面の使用予定が無いのであれば、通常のバックアップとは別にテープへのバックアップを行って、そのテープを保管しておいてはいかがでしょうか？
そして、サーバーのデータは、テープが残っている事を理由に、削除します。
もし、それでも心配であればテープを２セット保管したり、通常のバックアップ用HDDとは別にRAIDも組まない単なるHDDを用意してそこにコピーして、そのHDDは通電させない状態で保管するとか、の対策をすれば良いのでは？と思います。

容量がどの程度なのか良くわかりませんが、今だったらLTO3対応のテープドライブを購入して、バックアップを取れば大丈夫かな、と考えています。
テープドライブは、余分なデータのバックアップが完了した時点で、通常のバックアップ用として使用すれば無駄が無いはずです。

参考になれば、幸いです。

会計・財務データ等、税法・商法上必要なものは保管要と思われますが、それらは通常プリントリストがあれば良く、また普通の共有エリア上には入れないでしょう。

かも知れないデータを取っておくと際限なく容量が必要になります。
また経験的にそれらのデータはまず必要ありません（あるかどうかさえ人の記憶に残ってない）

なのでさっさと消しましょう（笑）。へんに残しておく事の方が逆にリスクが高まります（個人情報など）。もしいきなり削除するのが不安でしたら外部記憶媒体にセーブしておけば良いと思います（一定期間保管後、処分）。

わたしのところでは　特に整理を強制はしていません
が　通常使うもの　と　使わないけど置いておく（わからないも含む）
とは分けています。
１）は税務署関係では７年　それ以外では最高１０年　にしていますが
基本的に消すようなことはしていません。ただしこのような資料は基本的には"紙"ですので保管しなければならない義務はありません。　データは増える一方ですがディスクは潤沢に付けているので不足することはまずありません。
「年数を超えたものは」はより低レベルのディスクに移動します。

２）も「使わないけど置いておく」は低レベルのディスクに移動します。

ディスク容量にビクビクしながらのサーバの管理はゴメン被りたいのでディスクは贅沢に付けるようにしています。