質問

2008年07月29日 00時35分
  • 業務の報告書を提出する頻度はどれくらいでしょうか

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質問

毎度です。

今の職場では毎週、部内の業務報告書を作成して、上司に提出することになっていて、さらに月に一度はそれらの週報のサマリーとして月報を提出しています。

内容はと言うと、ヘルプデスクの受付件数や、対応に掛かった時間の集計、発生した障害の内容とその対応、ルーチンワークについての作業結果、などなどです。

定形のフォーマットがあるとはいえ、集計作業にはそれなりの時間もかかるので、できれば月報でまとめて提出したいと思っているのですが、「見える化」を意識している上司は、毎週出すことに拘っているようです。

みなさんの職場では、こういった作業報告書的なものは、どれくらいの頻度で作成していますか?よろしければ教えてください。

3件の回答があります

回答

私の職場では「月末ー2日」に各人が1か月の作業報告書を出します。
報告書を出すとともにそれを全員で集まって見て意見を言い合います。
こういう時にはドキュメントカメラ(書画カメラ)が役に立ちます。書類を置くとスクリーンに拡大されて映るのでみんなで見るときに便利です)
それをまとめて課長が部長に月報を出します。

こういう報告書は「出す」だけではダメでフィードバックがあってしかるべきですね。 「週報を出せ」という上司の方はコメントなどを返してくれるのでしょうか? コメントなどを返さないなら週報にする必要性が薄いですね。イヤミで「読んでいただいてなにかご意見はありませんか」と聞いてみるのもいいかもしれません。

2008年07月29日 08時26分

回答

私のところでは月初めのミーティングでその時々の話題を自由に議論、報告、質問し合います。資料は必要に応じて担当者が用意したり、上司が提出を指示したりします。上司と私ともう一人のサポート要員の3人ですので、このくらいのやり方でも十分機能しています。

ただ、一般職員や幹部職員へ、システム担当部署の貢献度(必要性)を訴えるには、物足りない状況です。今後は年1回、「今年の成果は○○です」とリストアップするくらいはしようと思っています。

2008年07月29日 08時57分

回答

私のところでは、月1回サマリーを報告書にまとめて提出しています。
それをもとに、上司とミーティングをしています。
また、緊急性の高いものは、都度報告書を別途作成しています。
(主に稟議に添付する資料として作成しています)
その内容によってですが、全社的なものであれば、
取締役会や各部署のミーティングにあげてもらいます。

私の場合ですが、ルーチンの集計作業だけで1日時間を使ってしまうので
毎週となるとほかの作業に影響がでるのでできないです。

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