質問

2008年08月21日 01時31分
  • 送信済みフォルダの共有のようなこと出来ませんか

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

最近、ユーザから相談があったメール運用関連のことで投稿いたします。

通常、お客様からの問い合わせメールの対応(返信)をする場合、そのお客様への返信メールが
送信済みフォルダにあることによって「対応済み」としているのですが、
これを複数のメンバーで処理をしたときには、それぞれのアカウントの送信済みフォルダに、
お客様への返信メールが分散されてしまいますよね。
これを、メンバー間で共有したいというのです。

ちなみにこれまで、無い知恵を絞って以下のような提案もしましたが、
よい反応は得られていません。

・お客様への返信メールをメンバー全員にbccする。
  →メールが増えるので管理の面でやりたくない。
・Webメールで、1つのアカウントを全員が使用する。
  →Webメールは使い辛い。使い慣れたメーラー(OEです)でやりたい。

結局現状は、メンバー共用の問い合わせメール専用端末を用意して、その端末だけで
問い合わせメールの対応をしています。

まあそれでいいか、と割り切っているところもあるのですが、
もしかしたら、もっとよい方法があるのでは?と思い投稿いたしました。
皆さんのところではこういうケース、どうされてますか??

4件の回答があります

回答

送受信したデータの保存フォルダ(メッセージストア)を1つに共有して
みたら如何でしょうか。
実際、やってみたことがないので上手く動作するか不安ですが。

方法:
1.OEを起動→ツール→オプション→メンテナンス→保存フォルダ
  でまず、メールデータが保存されている場所を特定。
2.そのメールデータが保存されているフォルダを共有化。
3.他のパソコンからネットワーク越しに1.で特定したフォルダに
  設定を変更
  ※OEを起動→ツール→オプション→メンテナンス→保存フォルダ
   で変更を押すとフォルダ参照ができます。

2008年08月21日 08時57分
rem

回答

http://kantan.cybozu.co.jp/mailwise/product/application/appli01/

べつに、サイボウズ社の回し者ではないですが。

問い合わせメールの対応ということなので、こちらが用途にあっているかと思います。

remさんの投稿の方法だと、OEがそういった利用を想定していないはずなので、
ファイルが壊れてしまったり、複数同時に開けないのではないのでしょうか?
(そもそも、OE使ってないので実験のしようがありません…申し訳ございません)。

Webメール使いづらいというのは、以前使用していてその反応ということでしょうか?

試用もできたはずなので、実際にエンドユーザの反応を見てからでも良いのではないでしょうか?

「OEではできない(orめんどくさい)、ですがこちらであれば、要望の用途に耐えられます。」と。

しかしながら、規模によっては現状の方法で良いのかもしれませんね。難しいところかと思います…。対応人数によって、話も少し変わってくるのではないでしょうか?

回答

結局現状は、メンバー共用の問い合わせメール専用端末を用意して、その端末だけで問い合わせメールの対応をしています。

基本的に、上記のような対応なのですが、私であれば専用端末を、Virtual Server 2005 上で仮想マシンにして運用する事を考えます。

これは、VMRCという専用クライアントソフトが、1台の仮想マシンに対して複数のVMRCの接続を許可しているためです。
操作ルールを決めないと、大変な事になりますが、専用端末の前に行くよりは、自分のPCから操作画面を呼び出して操作するのが、まだ良いのではと思います。
(複数のVMRCからの、マウス操作、キーボード操作を同時に受け付ける事が出来ます)(そのため、誰かが操作しているところを、邪魔したり監視したりする事も出来ます)

本来であれば、「いぬころ」さんが紹介しているような製品を利用するのが良いとは考えられます。私の方からは、別の製品を紹介しておきます。

このようなシステムは、一般に「顧客管理」「CRM」(CRM:Customer Relationship Management)「ヘルプデスク」などをキーワードにして検索すると、非常に多くの製品・サービスが見つかります。

ご検討されてみてください。

2008年08月22日 00時41分

回答

私の所はExchengeサーバ2003を使用していますが割と簡単に実現しています。
問い合わせメールを受信したり発信したりするために1つメールボックスを作る。関係者はそのメールボックスに対してフルコントロール権限を持つ。代理送信者の権限も持つ。 Outlookで自分のメールボックスだけでなく「問合せメール」用メールボックスも表示させる設定にする。
「問合せメール」にメールが来ると[受信トレイ]に未読数が出るので判ります。返信するときは[送信者]として「問合せメール」メールアドレスを指定すると代理で送信出来ます。(ただし自分の[送信済みアイテム]に入るのでそのメールは「問合せメール」の[送信済みアイテム]にコピーしておかないといけません。)
これで「問合せメール」用メールボックスはメンバー全員が共用出来ています。

メンバー共用の問い合わせメール専用端末を用意して...
リモートデスクトップでその端末に入り込めばメンバーは自分の席から操作出来ると思いますがいかがでしょう。

2008年08月23日 22時50分

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