質問

2008年11月09日 23時07分
  • 定例作業の実施漏れをどうやって防いでますか

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

皆さんのところでは、定例で実施する作業ってどのように管理されてますか。

現在、我が情シスでは、

・部門別のパソコン利用台数の経営企画部門への報告(月初)
・部門別のパソコン・プリンタ棚卸(4月、10月)
・退職などで不要となったメールアカウントの整理(毎月)

・・・などなど、ある一定の周期で実施する作業があり、現在はそれぞれの作業を
任命された責任者がそれぞれこなしているのですが、
退職者のメールアカウントの整理などは、必ず実施しなくとも
ユーザにとっての実害がないため、(セキュリティリスクはありますが・・)
担当者が忙殺されていると、実施漏れが発生してしまうようなことが
多々あります。

また、バックアップテープの耐用年数(回数)による交換時期なんかも、
2年おきだったりするので、完全に忘却してしまったり・・。

そこで、こういった定例作業の実施漏れを防ぐためのリマインダーのようなツールが無いものかと思い立ちました。
部門のメンバーで共有できて、かつ目覚まし機能のように実施時期がきたら
知らせてくれて、
実施結果も記録できるようなものってご存じないでしょうか。
もしくは、上記のような定例作業を漏れ、遅滞なくできるような
実例、もしくはアイデアなどアドバイスいただけると嬉しいです。

よろしくお願いします。

1件の回答があります

回答

私の場合は グループウェアとしてExchangeサーバをつかっているのでそのクライアントソフトOutlookに持っている「予定表」「仕事」の機能を使っています。
来客や会議の予定は「予定表」に入れています。定常的な仕事、思いついた先の仕事は「仕事」に入れています。いずれもアラーム機能があるので開始の何分(〜何日)にポップアップが出せます。
「仕事」では「定期的な仕事」もセット出来ますので「毎月何日」「終了の1ヶ月後に再セット」など種々の指定が可能です。
「予定」には「会議通知」があるので招集もできます。「仕事」には他人への「仕事の依頼」があり進捗状況も判ります。

・部門別のパソコン利用台数の経営企画部門への報告(月初)
パソコンの使用(廃止)申請はそのたび毎にその部門から申請させます。申請しないとIPアドレスを渡しません。
・部門別のパソコン・プリンタ棚卸
1年に1回です。現状の一覧をその部門に渡してチェックさせます。
退職者のメールアカウントの整理は
退職と同時にアカウント無効にします。がメールボックスを削除するのは退社後1年以上経ってからで、だいたい4月にまとめて削除しています。
バックアップテープの耐用年数(回数)による交換時期
はテープに初回使用年月日が記入してありおっしゃるとおり2年を目処に交換します。交換のチェックは4半期(3ヶ月)毎にしています。

2008年11月10日 08時23分

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