拠点長に　全部のパソコンの一覧を作成させて　使用者、使用目的、一斉入れ替えの必要性　を書かせればよいのではないでしょうか。　それで本当に余っているのかどうか判断できると思います。

あなたの業務がそれらのパソコンの お守り でかなりの時間を割かれているようなら、パソコン１台あたりで月額いくら　の費用負担を強いるのもよいかと。　費用がかかると　とたんに　パソコンを減らす　と言い出すかもしれませんね。　（もっとも私のところでは何を勘違いしたか ５０人に対して３台に減らす　と言い出した奴も居ましたが．．．）

偶然ですが、先日非常に近い状況になる作業を行いました。

依頼：
本社とは別拠点の、ある営業所長のPCが動かなくなった
（ブルースクリーンのSTOPエラー。そのため問題の早期特定と迅速な解決・後の健全な動作を保証はできないと判断）
リカバリディスクは保管していなかったとの事。
営業所長故に業務の停止時間を短くしたいので、退職した社員のPCにデータを移動させ、とりあえずの使用機としたい。

作業：
STOPエラーの状態からして、OSの設定不良（破壊）と判断。ハードウェア自体は一時的な使用には耐えられると思われる。
KNOPPIXを使い旧PCからデータを引き抜き、移動先PCにデータを移動
（当初予定はLAN経由・結果的には外付けUSBHDD経由）

というプランでした。
が。

・移行先PCはメモリが256MBしかないWindowsXP機だった
ハードディスクにデータを書き込んでるのか、スワップファイル書き出ししてるのか区別も付かない状態。
推定書き込み速度は通常の半分にも満たない→待ち時間が長く工数(拘束時間)増大

・メモリ不足にしても妙に遅かったので新PCのハード的な問題は無いか調べようと電源を落とそうとする。
→長期使っていないPCだったので、WindowsUpdateが溜まっており、電源を切る時に大量のUpdate(2時間近い足止め)

作業開始前に、動作確認とLAN経由のファイル移動の可能性を調べるためにLANケーブルを繋いでいた＝インターネットにも繋がり自動更新をダウンロードしていた。
WindowsUpdateは結構メモリを食うので負担はさらに大きく、先の過負荷状態の一因にもなっていた。

・そもそも旧機種でHDDが遅すぎる。
一次待避先に利用したUSBポータブルHDD(比較的最近の型だが特別に高速性はうたってない)が神の速度に見えるほど。
スワップもWindowsUpdateも無かったとしても最初から苛つくほど書き込みが遅い。

・余計なソフト多すぎ
どうやら前の前の使用者がデジカメ写真を取り込み何らかの処理をしようとしていた模様。
当然実用的な速度が出ないため、その人は別の高性能機種に移っていたのですが、ソフトはインストールされたままでした。

デジカメ系の付属ソフトは起動時から常駐させる物が多いため、そこでメモリを大量に浪費していたのも低パフォーマンスの要因でした。
今回の営業所長はそういう事をしないので削除。
その他、短時間でできるパフォーマンスチューニングをいくつか施しました。

・データ消去が必要
ディスク空き容量が少なかった＆前使用者がデジカメ素材を多数残していたので削除を実行。
容量の大きなフォルダを探しては消すという作業が発生しました。

その他にもいろいろな問題点が発覚し、結局限り無くまる一日に近い作業になりました。

最後に全ウィルスチェックをかけましたが、もう結果を待てる状態じゃなかったので処理したまま放置で引き上げる事になりました。
（翌朝診てもらった所一応問題は無かったそうです）
元来ならウィルスの心配もあるので、営業所長に勧められる機械じゃないと思います。
情報流出を招くウィルスが居て発見できてなかったら？？？と思うと寒気が止まりません。

上記の作業を見ると判るとおり、新品パソコンであれば発生しなかったり、作業時間の予測が付けやすいものがほとんどです。

新品に対するセットアップだったら、初期設定手順書を作成するのも容易で、少しパソコンを使えるユーザー程度でもなんとか可能でしょう。
しかし、上記に匹敵する作業を全て自力で判断しこなせる技術者はかなり少なくなります＝コスト的に高価です。

そんな感じで、社内余剰PCを他の人が使えるようにするための作業費は、新品PCに対するセットアップの最低2〜3倍と値を付けたいところです。

まぁ社内SEの作業なんで、依頼した部門としては無料で儲け物なんでしょうが、システム部門からすれば技術者の休日出勤1日分の人件費or代休による1日分のスケジュール遅延orサービス休出強要という損失です。

そしてそれだけの低スペック…というか古い機種。
必然的に余命も短いでしょう。
特にPCにメモリが少なくスワップが多発していただろうHDDは、一般的な平均寿命を満たさずに壊れる危険性が高いと予想されます。
今までも社内余剰PCを他で運用した経験はありますが、第二の人生は短く終わっているケースも多々あります。

結果的には非常に報われない仕事になる可能性が高いです。

そこまで含めたコストと新規購入価格を比較し、本当に会社として価値のある事なのだろうか？
というのは案外疑問があると思います。

今回の件ですと、一斉に入れ替えるとのことですので、情シスもしくは経営レベルでの
判断があったのだと思いますが、予算や費用負担などは、どうなっているのでしょうか？
そのあたりを切り口にしてみるというのも手かもしれません。

私の会社の場合ですとPC導入に関しては、費用負担が各部門で、稟議、発注を情シスが
行います。

通常の導入（入れ替え）ですと各部門予算がありますので、過剰に申告してくることは
あまりありませんが、明らかに台数が多い場合には、情シスから部門へ問い合わせるこ
ともあります。（稟議が通らず、差し戻されるケースもあります。）
社員用ではなく、外部業者や共有用としても利用したいという場合などは、情シスで予
備として保有しているPCを提案することもあります。
できれば、PCの導入計画などは情シスでコントロールしたいのですが、予算が絡んでき
ますので部門からの要請で動く形になっています。

情シス都合や経営判断による一斉導入（入れ替え）の場合でも費用負担は部門になりま
すので、過剰に台数を申告してくることはないと思いますが、もしそのようなことがあっ
た場合には、情シス責任者や経営層からその部門長へ連絡が行くことになると思います。

コスト面からアドバイスすることはあるかもしれませんが、最終的には部門の申告を尊
重しつつ、経営レベルの判断を仰ぐということになると思います。

syrb3さんの求めているものとは、違っているかもしれませんが、私の会社の例というこ
とで。