はじめまして。

ピースと申します。

参考になるかどうかわかりませんが、私の会社では新規案件で費用が
発生する場合はＩＴがわからない経営陣にもわかるように金額で表記
するようにしております。

ためしにbasserさんの場合は金額を見せるときには下記のような
手法をとっております。
（ちょうど私の会社でも似たような案件が進行中です。）

Ａ現在の運用工数の算出(月額)
　運用に割く時間×正社員自給換算
Ｂホスティング利用時の運用工数の算出(月額)
　運用に割く時間×正社員自給換算＋管理コスト
Ｃホスティング導入費用

（１）Ａ−Ｂ＝Ｄ運用コスト削減費用（効率化）
（２）Ｃ／Ｄ＝回収期間　

まず（１）で削減費用を経営陣へ明示するようにし、（２）で導入費用が
回収できる期間を明記するようにします。

（１）＞０の場合、自社運用によるリスクは項目出し程度ですが、もし
＜０の場合は、加えて概算な金額を明示するようにしております。

例えば５年でサーバが壊れることを想定し、新たなサーバの購入費用、
納品、構築で５営業日必要な場合。
メールが利用できないことの影響度を事前に経営陣にヒアリングし
（できれば各現場のマネジャーにも）、業務への影響度を％化します。

月間売上／営業日数×影響度×５営業日＝サーバ故障時の損害額
→（サーバ故障時の損害額＋新サーバ購入費用）／６０ヶ月（５年)
　＝月々のリスク

月々のリスク＝現運用方法で毎月支払っている潜在的なコスト
※ホスティングは業者管理なので０です。

正確に出すことは不可能なので、概算でいいと思います。

もうひとつ大事なことは事前に根回しを行うこと。
上記のような内容を一発で作成して、却下されると正直やる気が
なくなります。

上司、決裁者などに事前に検討事項として話を進めておきます。
大抵は業務に支障をきたすものであれば了承を得られますが、それでも
承認されない場合はメールなどでリスクを承知したことを記録として
残しておくことを勧めます。

だいぶ話がそれてしまって申し訳ありません。
ご参考になれば幸いです。

いまさら　と言う気もしないではないですが．．．

自社運用のメールサーバで経費や手間がかかっていますか？
　私のところではメールサーバにほとんど手間はかかっていません。
　　・バックアップテープの交換
　　・ユーザの登録・変更・廃止
　　くらいのものです。
　なので他の業務の片手間で十分管理できています。
　言ってみればコスト０なので　ホスティングサービスにする必要性を感じません。
投稿元さんはどうなのでしょうか。
　・メールサーバの面倒を見るだけのスキルを持った者がいない。
　・物理的な理由でサーバを置きたくない。
　・ほかの業務で手一杯でメールサーバの面倒が見られない。
　といった理由があるのでしょうか？

私の知っている例では　
　・事務所が小さくサーバのスペースが確保しにくい。
　・サーバの知識のあるものは１名も居ない。
　・社員はセールス活動に出るので外部で使用することが多い。
　ということで　ホスティングの利用を助言したことがあります。
　そこはそれでうまくいったと思っています。