質問

2009年02月22日 17時43分
  • 組織変更・人事異動時の対応について

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

最近、ある組織のシステム部門に常駐するようになったのですが、
毎月、組織改変や人事異動がかなりアグレッシブに起こる為
都度あっちこっち修正して回らなければならず苦労しているそうです。
社員数700人前後、部署・拠点数が100近くほどあり、新人入社も伴う4月は
かなり怖いことになるだろうなと(詳細は分からないものの)今からブルーです…。

・人事・組織情報を貰えるタイミングが遅い。当日まで貰えない。
・人事部門が関与していない情報が少なくない(派遣、業務委託社員など)

皆さんのところでは組織変更、人事異動の際、どんな対応を行っていますか?
#私の現場ではPCの手配、データ移行、セキュリティカードやファイルのアクセス権限切り直し等でかなり工数を取られるようです。グループウェアについての投稿(No.1605)を拝見しましたが、こちらは総務管轄の為、基本関与していません(数が多いと相当大変そうですね…)

短期間で効果的に対応していくにはどうすれば良いものでしょうか。
また大変なのは情シスばかりでなく、人事・総務など関連部署も同じだと思うのですが
押し付け合いをせず、上手く協力してやっていく工夫などはありませんか?

ざっくりした質問ですみません。ご意見いただければ幸いです。

(続けての質問ですみません。たまの休日以外は時間が取れないもので…)

3件の回答があります

回答

当社でもよくあることですが、その辺の関係の情報は、統一したフォーマットにすることで多少は楽になると思います。
例えば、組織名などはたいてい何かしらの一覧表(エクセルなど)にかかれており、上流部署(総務とか)で作られると思います。
それを、マクロとかかますことにより、下流部署では簡単に設定変更出来たりする仕組みを作るとどうでしょうか?
すべてが連携できるようには難しいですが、たいていのシステムはCSVなどでのデータ取込とかができるので、うまく利用してみてはいかがでしょうか。

2009年02月23日 09時16分

回答

お見受けしたところ 情報システムの問題 というよりは 人事変更時の連絡の問題 と感じました。
異動があったときには 総務と情シスにも連絡せよ という規則を作るひつようがあるのではないでしょうか。派遣や業務委託社員でもネットワークやセキュリティに必要ならそういう連絡をもらわないと対処できないですよね。ですから規則を作ってそれでも連絡(申請書)を出さないならそこの部門長の責任とするしかないでしょう。

私のところでも派遣社員や一時出向で来た人が多くなってそういう人は社告が出ないので情シスは知らないままになっていました。
ある時、派遣の人がネットワークにつながらないと文句が来たのですが「申請が出ていない」と言ったら「それをやるのが情シスだろうが」とそこの部門長が言いに来たので「ネットワーク規程で申請書を出すことになっている それを守らない方が悪い 自部門の手落ちなのに文句を言いに来るとは何事か」...

今は異動・新入に関してのチェック項目表を総務と作って使ってもらうようにアナウンスしました。まだ完全には普及していませんが「忘れ」がなくなるのではないかと思います。

2009年02月23日 10時31分

回答

私の会社も過去同じ状況でした。

とりあえず対処した方法ですが、
・入社の場合:①情報を流すルールを策定する
       ②受け取った側は受け取ったというエビデンスを残す

必ず、入社の○日前までという納期を決めるのも必要です。
たぶん、納期が決められていないので、後が動けないでいるのではと
思います。

・人事異動など:グループウェアのワークフローなどで改善する。
 ワークフローであれば、上長承認を必要にされればよろしいかと。
 ただ、あまり承認ルートが多いと迅速性はありませんので、必要最小限
 でよろしいかと思います。

2009年02月26日 17時32分

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