No.1514 システム入替に伴う効果的な告知方法

にピッタリの投稿がありますので見て下さい。

結局は「告知を見ないと損するぞ」にならないと見てもらえないので
あるていどの通達をした後は放置しておくことです。それで困るのは本人ですから。ただし「そんなのは見ていられない」という言い訳を許さないことです。

実は先日の重役会で「オレは総務から来る通達なんか見ない。」という発言があったというので、取締役総務部長に「そういうときはその場で大声で叱らなければダメです。叱らないと図に乗ってもっとわがままを言うようになってしまいます。」と助言したばかりです。
通達や告知を見ない輩は言い訳として「忙しい」「読みにくい」「難しくて理解できない」と言いますがそれを許していると示しが付かなくなります。もちろん「読みやすい」「理解しやすい」という改良は必要ですが。

当社でも４〜５年前からイントラネットのシステムを導入しました。
目的は、総務が社内回覧を課所ごとにコピーして配る作業を軽減するのが当初の目的でした。でも見ない人はほんとに見ない。
そのため昨年社内規程を作りました。ＴＯＰも承認の上でしたので現在では社内イントラを見ることも「業務のうち」というこでいきわたっています。

参考になるかどうか・・

私の会社では、基本はイントラネットに掲載するという形（重要な連絡はすべてイントラネットに掲載するということを通知）を取っています。
ただし、工場勤務や工事現場勤務等でイントラネットを見ることが難しい拠点についてはメールもしくはファックスで総務部より一斉通知しています。

工夫している点という観点では、これといって目新しくないですが拠点による環境によって適切な手段を使っているということでしょうか。

「見ていなかった」「知らない」といったことはありますが、今のところは
上記の方法で対応しています。

参考になれば幸いです。

私は総務の仕事もするので、全社への通達は私の仕事です。
「全社員」というグループが作ってあってそれを宛先にしてメールを出すだけです。メールの形式は大体は決まっていて「総務から皆さんへのお知らせ」というような見出しです。件名はその要件を書いています。

件名　社告　７月１日付け人事異動について
宛先　全社員
本文　総務から皆さんへのお知らせ　　　　　　　　Ｎｏ．０９０２３
　　　　７月１日付けの人事異動が発表になりました
　　　　詳細はhttp://172.xx.xx.xx/inetpub/soumu/syakoku/09023/index.htmlを見て下さい。
　　　　職場長はパソコンを持っていない人にも通知してください。　

こんな感じです。
ＵＲＬは電子掲示板のその通達を示しています。
最後の文言はメールアドレスが無い人の為に入れている決まり文句です。
そのような職場では各課長は印刷して回覧をしています。

この方法で１０年以上やっているので特に問題はおきていません。