私の会社では文書管理ソフトがグループウェアとは別の物が入っています。
電子化した文書はそちらに保管するようにしています。
でも使いこなしている人は少ないです。
履歴管理が出来るのですが、別文書でファイル名に日付をいれて保管しているのが多いですね。
テキストをそのまま入れることが出来ないのでちょっとした注意文を入れたいときでもWordで文書にしてから保管するので面倒です。

私の勤務先では、グループウェアはサイボウズなのですが、
ファイル管理機能には、全社向けに閲覧させる必要がある社内規程や帳票（申請書等）が登録されています。
おそらく、部門のイントラWebページを保守したり、ファイルサーバに置いてパス（アドレス）を周知したりするより手軽なので利用されているのではないかと思います。

履歴管理機能は、あまり使われていませんね。
元のファイルがファイルサーバにあって、編集作業はそちらで行い、できあがった物をグループウェアにアップするという運用の模様です。
……やはり面倒なのかもしれません。