ExchangeServerのクライアントとしてOutlookを使っているのではない、ということですね。（ExchangeServerのクライアントならばメールボックスのサイズの話になりますから）
個人用フォルダは各人のパソコンに作らせればサーバとは関係なくなります。
各人のパソコンならば個人用フォルダが大きくなってもそれはその人の問題なので自己管理してもらえばいい話ですね。

Outlook2003なら個人用フォルダは20GBまで使えますよね。　
その限界にすぐに来てしまうようなら
個人用フォルダを複数作っておいて、古いメールを入れた個人用フォルダは普段は切り離しておいてはどうでしょうか。

最近は無用に大きなメールを平気で送って来る人が多すぎます。
単なる文字の文章なのにWordで作成してそれをメールに添付してくるとか、
画面コピーなのに何メガバイトもの画像ファイルで送ってくるとか、
社内の人へのメールなのに「署名」が延々と連ねてある（おまけに自社製品の画像まで添付して）ものとか、．．．．。
私の先輩に言わせると「メールの1kバイトは血の一滴」だそうです。

こんにちは

１年以上も前のメールを保存しているユーザーもいますが
「ほんとに必要ですか？」と問いただして
削除させています。

どうしても・・・というユーザーには
「倉庫」としてPSTファイルを別途作成し
普段のPSTファイルとは別にしています。

私自身は、年度ごとにPSTファイルを作っています。

私の会社はnotesですが、やはり2007年から現在で最大20gbのnsfファイルが存在し、同じように日々不安を抱えながら業務を進めております。

同じような境遇の方がいるので投稿させていただきまました。

今後対応予定ですが、サーバでアーカイブ処理を行うよう検討中です。

ユーザーには任せられないと考えています。

当社では、メールに対してはOutlookおよびNotesを使用しております。

Notesについては、制限をかけられるので、とりあえずかけていますが、メールのやり取りが出来なくなるわけではないので、無視している人も数名います。ただ、いちいち警告メッセージが表示されるので、そのうち掃除してくれます。

Outlookについては、当社ではローカルＨＤＤに残るだけなので、障害などが出ない限りは放ってあります。Ｃドライブの容量が減り、動作不安定やソフトのインストールが出来ないなどの問い合わせがきたら、メールを消せばと連絡して終了してます・・・

サーバー側で障害が起きるようなものは、やはり制限をかける手段をとるのが一番だと思います。何かと電子データが増える一方で削除したり整理することを考えないので、まずは一定の領域でやりくりしてもらうようにしてます。

Outlookを利用してないので、どの程度効果があるか不明ですが、
圧縮が可能らしいです。
これですと一回設定したら自動的に圧縮を掛けてくれるようです。

年度ごとにPTSファイルを作成する、というのも良いと思います。
昔のメールを確認する可能性があるのならば、削除する前にバックアップとして保存でも良いかな？

ＰＳＴファイルは個人用フォルダファイルですが間違いありませんか。一般に個人用フォルダは個人のパソコンのパソコンに作るので１０ＧＢだろうが２０ＧＢ（それ以上は不可ですが）だろうが問題ありません。投稿元さんの運用方法がわかりませんがＥｘｃｈａｎｇｅサーバを使っていない環境でＰＳＴファイルをサーバ上に配置しているのでしょうか？　それですと制限を付けるのは難しいですね。
（Ｏｕｔｌｏｏｋは環境によって動作が異なりますので質問の時はメール・サーバ環境を明らかにしないと適切な助言が得られません。）

Ｅｘｃｈａｎｇｅサーバのメールボックスのサイズはサーバ側で設定できるので例えば私のところでは「９９ＭＢを越えたら警告、１００ＭＢを越えたら送信禁止」というように制限しています。（制限と言っても受信は制限していないので「メールボックスが満杯なので受信できない」ということはありません。）

私は個人用フォルダに５年分のメールを溜めています。それでも４．５ＧＢくらいしかありません。（添付ファイルもそのままです。送信済み、受信メール、予定表、仕事、古いアドレス帳も含んでいます。スパムは即刻、消していますので入っていません。）