５００台の一斉入れ替えですか？　　太っ腹の話でうらやましいです。
「コストをかけずに」といってもパソコンを無料で入手するわけにもいきませんので（笑）業者から購入すると思いますが、その業者に「入れ替え作業をやって欲しい」と頼んではいかがでしょうか。　競争入札で比較させればタダみたいな金額でやってくれるところはあると思います。（なにせ５００台ですから業者にとってはおいしい話です）（ただし何処までやってもらうのかはを明確にしておく必要があるでしょうね。　セットアップまででよいのか。ユーザ一覧を渡してユーザ登録までするのか。机の上にセットするところまで頼むのか。特定の業務ソフトのインストールまでとか。　）

参考に過去の投稿もどうぞ。
No.2188 クライアントPCの入れ替えの際のデーター移行について

それとも本当に社内の人間を総動員して行いますか？

当社の場合は、一斉に入替なんてそんな太っ腹なことは出来ず、毎年会社の状況によりある程度まとまった台数を入れ替えています。

入替は自社で行っており、基本的にマスターＰＣを作成しイメージコピーを行っております。

問題は配布後の初期設定及びデータの移行ですが、初期設定部分についてはＯＳ関連は、我々情報システム部門がやりますが、その他設定やデータの移行については、なるべくユーザー側でやってもらえるよう図解のマニュアルを作ったりしています。しかし、年配の方やパソコンに興味の無い人はマニュアルすら見てくれず、最初からこちらの仕事だろということで投げられることもしばしば。

まぁ、パソコンレベルにおいてはエンドユーザー側では十分対応できる部分はあるので、まずはユーザー側でやってもらえるよう御願いし、わからなければ連絡を受けるとか事前に連絡を受け、計画的にすすめるなどの工夫が必要かも。

コメント（１）さんのおっしゃる案に同意です。

特にPCのメーカーにこだわらないのであれば
大手PCメーカー(もしくはメーカーより安く調達できるベンダー)４社ほどに
声をかけて、
　１）機器、ライセンスの調達
　２）キッティング＆クローン（マスタ作成は自社、そのマスタを複製してのメーカー工場出荷）
　３）現地据付（現地での箱開梱から据付、個別プロファイル作成）
　４）データ移行と現地設定（メール、マイドキュメントなどのあらかじめ規定した移行データの
　　　フォルダを旧PCから新PCへ移行と、現地所有者へ移行データに漏れがないことの確認、
　　　グループウェアやプリンタ設定など自社作成のマニュアルに準じた設定作業を実施）
　５）旧PCの回収とデータ消去
　６）廃棄もしくはリース返却、売却のための準備作業（梱包、清掃、廃棄手配など）
　７）納品物
　　　　・２）の作業のリカバリ用マスタDVDと３）〜４）の対応マニュアルの納品
　　　　　・・・後々Disk障害などでHDD交換したときのためのリカバリ対応用
　　　　・５）の作業のデータ消去証明書　　など
　　
までを打診し、出てきた費用に応じてどこまでやってもらうかを検討して
判断してはどうでしょう？
まとめて実施する台数にもよりますが、２）〜７）まででPC価格の10％ぐらいの価格でやって
くれる例もあります。いくら固定費とはいえ、自社でやる場合の従業員（IT要員及び現地所有者）
の拘束時間を考えると、簡単にペイできる金額になりますよ。
一度業者さんを使ってやっておけば、そのときに社内にノウハウを蓄えて、今後は自社でやる
選択肢も出てくるでしょうし。

弊社ではここ数年で、１回２００台〜３００台単位で数回やった経験から、この形が一番よいと
判断しています。
昔は、PCをクローン化するソフト（Acronis＋sysprep）を使って自社だけでやったりしましたが
現地での個別プロファイルやデータ移行は現地所有者に実施させねばならず（全国に数十拠点
サービス拠点が点在しているためIT要員が赴けない）、そこで現地所有者の時間を取って
しまったり、所有者のITスキルもバラバラなため情報システムに電話が殺到したり、廃棄PCの
回収に手間取ったり、全部集まらなかったり・・・。
ではマニュアルを潤沢に作成して実施してはどうか、と１ヶ月かけて絵入りの２００ページに渡る
PC立ち上げマニュアルを作成して配備しましたが、現地担当はそんなもの見ませんので、結局
問い合わせの嵐・・・。
で、たどり着いた方法が、業者さんに全部やってもらおう、でした。

御社に当てはまらないかも知れませんが、ご参考まで。