お疲れ様です。

ここはある意味ノウハウになってしまいますので、
なかなかテンプレートはないでしょうね。
（弊社の場合もドキュメントは書式を渡すことは原則NGです）

弊社の場合ですと、メーカー側でTORIOLEというサービスツールを使うことで、ほとんど自動である程度標準的な構成が出来てしまうツールがあります。
（TOLIOREと書いた時点で、どこのメーカーかわかる人にはわかってしまいますが）

私どもの場合SIerですので、ヒアリングシートとしてお客様にどのように設定するか聞かなければいけないところを中心の書式が有り、それをベースに構築します。（言い換えるとそこが、お客様によって異なる部分になり、設定の記録として残さなければいけない部分となるためです）

参考になるところとしては、
http://www.shoeisha.com/mag/kaihatsu/backnumber/vol3.asp
がいいかなと思いましたが、絶版ですね。
（我が家にはあるのですが・・・）

ここからサンプルがありますので、ダウンロードして参考にするのもよいのではないでしょうか？

書式や書くことにこだわるのではなく、
自分が一から設定した際に、何に困ったや何を触ってどのような設定をしたかということが重要になります。

たくさんドキュメントを書いてみて、後から読み直すことを繰り返すと、自然と完成度の高いドキュメントが出来るようになると思います。

がんばって下さい。

参考になる、記録シート・設定書といった様なサンプル
私のところでもそんなに立派なものはなくて　設定一覧はＥｘｃｅｌでＥｘｃｈａｎｇｅの設定の全項目を並べたてただけのものです。運用してゆくと変更する場合もあるので、それは追記します。その程度のものでかなり役に立つはずです。

記録はいろいろありますが ベンダーとのメール は記録としては重要です。ところがＷｅｂメールツールではメールの保存ができない（たぶん）のでちょっと面倒です。私はＯｕｔｌｏｏｋですのでドラッグするだけで保管ができます。さっきのＥｘｃｅｌなんかと一緒にフォルダに放り込んでおくだけです。もちろんそれ以外にも関係書類は入れておきます。

まぁ　そんな程度です。