質問

2014年12月10日 18時26分
  • パソコンの入出庫管理について

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

はじめまして、あおしまと申します。

私が所属しているシステム部では大体2000台前後のクライアントPCを管理し、月間で30台、繁忙期(4月9月の人事異動シーズン)では60台前後がPC入れ替えの為の入出庫があるのですが、四半期毎の棚卸しでpcの資産管理漏れが毎度の様に発生致します。
管理手法としてはPCの利用申請が来る度にエクセルに資産管理情報を変更し、紙媒体の入出庫管理表に記入、利用申請に割り当てたPCのホスト名を記入し印刷して保管という流れなのですが、このフローの中でどこかで漏れてしまっています。
なんらかのソフトを導入するといったコストは掛けられず、クライアントPCへのフリーソフトの導入も基本的には考えてません。管理者のみにインストールなら行けそうですが、、、

みなさんのところではどのように入出庫管理をされてるのでしょうか?
お知恵を拝借願えませんでしょうか。
宜しくお願い致します。

3件の回答があります

回答

雑多な作業に追われ、いつも大変な状況、お察しします。

「フローの中でどこかで漏れて」とあり、また管理ソフトやフリーソフトも難しいようでしたら、
やはりまずは現状のフローの確認(どこで漏れているか?)と再構築(再構成)を行われるのをおすすめします。

企業によって方式はまちまちですので
他部署、たとえば人事部から貸与されるもの(IDカードなどでしょうか?)
がどういったフローか、教えてもらい、それに合わせる・同期させるのが
早いと思います。
(怠慢的な、管理をサボってしまう、省いてしまう場合は、別の問題、対応が必要になりますね)

2014年12月10日 18時43分

回答

このフローの中でどこかで漏れてしまって
ということは 現物が無い ということですよね
会社の資産がなくなっているわけですから、担当部署長に「始末書」を書かせるくらいの制裁があっていいと思います。(まさかとは思いますが横流ししているかもしれませんよ %)
もしくは1台1担当者に近いならすべてのパソコンは必ず誰かの担当にさせて大きなシールを貼るというのはどうでしょうか

なんらかのソフトを導入する
これはそういう話ではなくて現物管理(棚卸の所在管理も含んで)のことですので、なによりも置き場所の管理をしっかりさせるしかないでしょう
先ほどの担当者の特定が無理なら、フロアごとに碁盤の目のようなポジショニングをさせて、置き場所をすべて報告させるというのはどうでしょう。

システム屋はすぐにコンピュータとかソフトで解決しようとしますが、このような場合には 適切なる現物管理 が必要なことなのです。
%前回の棚卸で不明だったPCが半年後の棚卸で発見されたということならともかく、PCのような大きさの物がなくなるとは考えにくいです いやなことではありますが「横流し」を疑ってはいかがでしょう。

2014年12月10日 23時33分

回答

このフローの中でどこかで漏れてしまって
ということは 現物が無い ということですよね
と私はとらえてしまいましたが、じっくり読むと違う可能性も出てきました

「棚卸しをしたら 利用申請ー出庫-ホスト名記入 にない PCが出てきた」つまり「利用申請ー出庫-ホスト名記入の作業に漏れがある(現物だけ渡してしまった)」ということなのでしょうか
後者ならば「システム部の事務上の処理の漏れ」ということになります

「事務上処理の漏れ」はソフトを導入しても解決できません。トヨタのカンバン方式のような管理方法が必要でしょう。

2014年12月12日 09時13分

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