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投稿日時 - 2016.02.15 11:56:07

WAVEさん

社内向け告知の工夫、アイディア

私の会社ではシステム変更やメンテナンス情報を全社向けにメールで告知したりしていますが、情報システム部のメールってぜんぜん読んでもらえていない印象があります。

もちろん読んでくれる人もちゃんといますが、皆さんは告知メールなどどういった工夫をされていますか?

私はタイトルに【重要】をつけるとか、5W1Hを意識した内容でできるだけシンプルになるようにしています。

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2016.02.15 12:23
lokuさん
ウチもそれだけです。
後はもう「言っといたからね!」の調子で防衛線を引きます。(笑)
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2016.02.15 12:32
desatoさん
そうですねえ 読まない人は読みませんね
なので 「読まなきゃ 損する」という状況を作るのがよいかと

ウチも通知メールに「重要」「情シスからのお知らせ」を件名に入れます
緊急を要さない案件はメールではなく掲示板に出します 掲示板には重要なお知らせものせています

昔、私の強引な態度=「あんたはメールを見ていないと言ったが、ちゃんと通知されている証拠もある それでも見ていないと言い張るのか 必要なメールを見ていないということでさえ、管理不十分となるが、さらに「メールが着ていない」と言い張るならウソツキになるぞ」 を見ていた部下が別の件で「メールが着ていない」と言い張った者に同じ態度を取ったのです でも実は本当にメールが届いていなかった そこで平謝りに行きました (強い態度に出るならそれ内の根拠・確認・証拠を揃えてから言え! と部下には言っておきました)
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2016.02.15 12:56
ユーザーさん
【重要】とかメールの件名に入れます。
あと期日や実施日があるものも件名に入れます。
依頼事項などで期日までにやってもらえない人には、フォローのメールをメーリングリストではなく、直送します。
そこまでしてるとパスワードを強制的にリセットしたりしても文句言ってくる人はあまりいませんし、言ってきても恥ずかしい目に合うので大抵次から気を付けてもらえます。
そこまでされても動かざること山のごとし、って人もいるんですけどね。
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2016.02.15 23:34
ebisuさん
メールの山に埋もれてしまっている場合がありますので、複数回に分けてメールを送るのはどうでしょうか?
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2016.02.16 12:38
desatoさん
>「読まなきゃ 損する」という状況を作るのがよいかと
と言いましたので 一例をあげます  
  ウチではネットワークのパスワードを集中管理しており定期的に変更します 一応、本人の希望通りのパスワードにするため「O月X日までに申請してください」とするもですが 十数人は最速しても回答が来ません そこで
「期限までに回答が来ない場合は乱数によって決定したパスワードとします」としております。 そうなると「Hy8bDf5LmutD8T$je6NU」のような長くて覚えられないパスワードになります。
もっともそれでも0.5%くらいの人はこれになってしまいますね
そのあと実地検分に行くとパスワードが付箋で張ってあったりするので「それ!ダメー」宣言します 
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2016.02.17 15:12
文四郎さん
こちらも、きちんと通知をしたら、あとは粛々と実施するだけですね。
文句を言ってきても「通知はきちんとしてある」と取り合わない。
それしかやっておりませぬ。
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2016.02.22 18:16
koji8199さん
メールの内容に十分配慮しても読まない人は読みません。メール以外の例えば社内回章や館内放送など重要度と緊急性に応じたアナウンスをする事でうちは対応してます。あと考えられる方法としては、部内キーマンに伝えて部内周知してもらうとか、ADからスクリプト仕掛けてwindows立ち上げたらポップアップ出すようにしておくとか。
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2016.02.23 13:40
OS i さん
これは、永遠の課題ですね(笑)

お相手の立場と気持ちを考えての対応として、このようなやり方もありました。

1. メール配信する。
2. その後、該当部署の責任者へ電話にて、メール内容の周知を申し入れする。

これには、役職者として直接電話にてお願いされた限り、何らかのアクションを取らなければならないというところでプレッシャーをかけさせて頂いてます。
また、ある程度のご年齢である方々(役職者)は、メールのお願いよりもお電話での誠意ある対応を好まれる傾向があります。

会社の風土により、かなり異なるかも知しれませんが、ご参考までに。
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2016.10.21 17:29
ミカヅキさん
弊社は幸い数百人程度の規模なので法定点検前の電源断だったり重要なものは
メール送信+部署ごとに周り口頭で上司に伝えその場で上司からチームに口頭で
周知してもらっています。

無駄なメールが多いことがメールを見なくなってしまう原因でもあるので
メールそのものを減らす見直しを進めています。
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2016.10.29 23:11
のりおさん
電子掲示板、メール、物理的な掲示板とFAXを使い分けています。支店への連絡はいまだにFAXが有効ですね。
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