意外にコメントがつかないですねぇ　たくさん反応があると思ったのに．．．
ひょっとして　「Ｎｏｔｅｓ（ノーツ）って何？」が多いとか

さて
移行先は何にするか決めてますか？　移行先によっては「Ｎｏｔｅｓ移行ツール」を持っているので割と楽に移行できます　　ただしＮｏｔｅｓはメールだけでなくワークフロー、データベースもあるのでそれの移行は大変です。
知ってる会社がＮｏｔｅｓからGoogleAppsに移行しました。もう２年も経つのにデータベースは移行出来ていません　ワークフローはGoogleApps用ツールを持っているところのワークフローにしていましたが全部、手で作り直したそうです。メールもかなり捨てたとか　（もっともこの会社の情シスはあんまり出来がよくないのでそれで難航したのかもしれません）

上からの指示でNotesを見直す
経験上、情シスは”上からの指示”に従っているだけでは用をなしません　特に”上がＩＴに無知な場合”は「自分が最良と思える方法」を逆提案したほうがいい、と思ってます