情シス特化型メディア SYSZO

投稿日時 - 2016.12.01 19:57:31

ジョーカーさん

PC管理台帳の更新方法について

皆さんはどのような管理基準でPC管理台帳を作成・更新していますか?

どうしてもPC交換をおこなった数か月後に台帳を確認するとズレが生じてしまいます。

100%管理していくためのフローとして「注意すること」また、アルバイト(高校生や大学生)

が更新してもズレない(ズレにくい)工夫はどのようなものがありますでしょうか。

※2014年~2016年の導入機で400台程度あり、故障交換の都度、年度違いのPCが利用者に割り当てられる運用となています。



※ここでは資産管理ツールは利用しない前提です。

※ここでの最も必要な情報は「誰に」「何のPC」が割り当てられているかです。

※「PC交換の都度、必ず台帳を更新する」等の解決策は無しでお願いします。

※ダブルチェックはできない環境で、更新者は1名です。

2
いいね
2016.12.02 00:00
タラちゃんさん
無理ゲーに、近いルールですね
1
いいね
2016.12.02 05:01
akr45さん
漏れなく遅延無くするなら、交換の都度の台帳更新以外には無いかと。

私の場合は、設定時に設定情報、利用者、何のPCか等をexcelファイルに保存します。後日の更新を可能にする為です。

がっ、いつでも更新出来ると思うと、更新しない事情が生じるのが私の悩みです。
0
いいね
2016.12.02 05:46
ジョーカーさん
akr45さん

なるほど、どこも同じような運用をしているのですね。

フローの徹底で回避するしかないようですね。涙
0
いいね
2016.12.02 05:46
ジョーカーさん
タラちゃんさん

やはりそうですか。。。
1
いいね
2016.12.02 09:17
r-workさん
同じくです。
台数が少ないのでさほど問題はありません。ですが、手間はかかっていますし、年1回の棚卸?は必ずしています。
時間がなくて手が回っていませんが、管理するには根本的にチェックする方法を改善したほうがいいとおもっていまして・・。うちは、IPアドレスを固定しているので そのアドレスとリスト差異を確認できるような仕組みが作れればいいな。と思っています。でも、ぜんぜん着手できる気配なしww
1
いいね
2016.12.02 10:48
ジョーカーさん
r-workさん

みなさん同じようなのでなぜか安心しております。(それではだめですが。。。)

こちらはDHCPのため、r-workさんのような技は利用できず・・・涙
1
いいね
2016.12.02 13:18
desatoさん
逆にお聞きしたいのですが 「PC交換の都度、必ず台帳を更新する」 が守れない理由はなんですか?
「人手が足りない」というのは無しでお願いします。

どんな仕事でもそうですが、”やるべきことができない”のならばうまく行くわけがありませんね
職人技や高度な知識を必要とするならともかく、「必ず台帳を更新する」ができないわけはありませんから、実際にできていないなら、その理由があるはず。  さて、何でしょうか?
1
いいね
2016.12.02 14:26
なみへいさん
ドメイン環境下であれば、使用者とホスト名の紐付は出来ますが、普段電源の入っていない在庫PCについては無理ですよね。また、キオスク端末だけども常時電源ONではなく、必要な時だけONという端末も漏れてしまいます。
PC本体にICタグでも貼り付けて読み取れば楽々管理でしょうけど、↓これが難しいですよね。

※ここでは資産管理ツールは利用しない前提です。
※「PC交換の都度、必ず台帳を更新する」等の解決策は無しでお願いします。

予算の関係でしょうか。
1
いいね
2016.12.02 14:51
ジョーカーさん
desatoさん

更新漏れによる一番の原因は瞬間的に集中する業務ですね。
(PC準備、利用者連絡、データ移行、ヘルプデスク、ベンダー対応、打合せ)等。
「人」を優先してしまうため、どうしても後回しになってしまうことがあります。
※一度に問い合わせが3件以上重なる場合が最も漏れやすく、焦りによるとことが多いかとは思いますが。

また、今回のdesatoさんの質問ですが、やり取りをさせていただくメリットが感じられません。
ゼロベースでの考えや当たり前のことを当たり前にやるという「誰が聞いてもわかるようなアドバイス」や
「気の持ちようでどうにかなる」ようなものほど、私の職場で活かせることは少ないです。
極端な例ですが、「なんで1+1は2って教えてるのにわからないの?」って質問されているのと同水準の内容に感じます。

今回は回答させていただきましたが、このような質問に対しては次回以降、返答は控えさせていただきます。
せっかくこういう場を設けられる仕組みがありますので、お互いにメリットのある情報を提供していきましょう。
0
いいね
2016.12.02 15:20
ぞーさん
わたしの職場では月一で必ず棚卸があり、そこで在庫のずれなどがあった場合必ずその月のうちに記載漏れや記載ミスを直すようにしていました。
何人が記録しても、ダブルチェックしても、やはりミスや抜け漏れはあります。
ですが日時が経たないうちに直せれば大きな問題にはなりにくいかと!
いかがでしょうか?
1
いいね
2016.12.02 16:02
ばっつんさん
こんにちは、横やりで申し訳ありません。
desatoさんは、運用課題から解決するために、根本原因を知りたかったのではないでしょうか?
表面的な問題が解決できない場合、5Wで根本から解決していく、ということをされたいのかなと解釈しました。

本題に関してですが、以下の情報を頂けますか?
・故障都度割り当てが発生するとのことですが、新規割り当て時には
 セットアップ等で情シスを通る事はないのでしょうか?

・アルバイトの方に徹底を求める事は難しいと思います。
 アルバイト管理者の社員が管理するのは難しいですか?
・初期セットアップで必ず情シスを通るのであれば、起動スクリプトの設定をしておいて
 ログオン時にログインIDと必要な端末情報をメールで送付させるのはどうですか?
・あるいは、情シスを通らないのであれば、起動スクリプトを設定するexeファイル等を
 セットアップマニュアルに入れておく等はいかがでしょうか?
1
いいね
2016.12.02 17:20
sk.netさん
Windows限定でネットワークにつながってるんですかね?。

だったら山ほど手はあると思うんですがね。
0
いいね
2016.12.02 19:34
ジョーカーさん
なみへいさん

そうなんですよね。
普段電源の入っていないPCについては追うことが出来なくなってしまう
懸念もありますし、ドメインに参加させていないPCもあるので悩みどころです。
「PC本体にICタグでも貼り付ける」この発想はありませんでした!

>予算の関係でしょうか。
はい、できるだけ利用しない方針で検討したいです。
0
いいね
2016.12.02 19:37
ジョーカーさん
ぞーさん

なるほど、月1回で棚卸は安心感がありますね。
わたしの職場でも効果がありそうな内容です!

>何人が記録しても、ダブルチェックしても、やはりミスや抜け漏れはあります。
はい、そのリスクをいかに0に近づけられるか、また、いかに工数をかけずに
「管理し続けることができるか」というところを突き詰めていきたいですね。
0
いいね
2016.12.02 20:25
ジョーカーさん
sk.netさん

MACもありますが、MACはドメイン参加をおこなっておりません。
0
いいね
2016.12.02 20:30
ジョーカーさん
ばっつんさん

はい、私もdesatoさんの考えや根本原因を解決した方が良いという気持ちは
伝わっていますよ。
ただ、それは今回スレッドとして質問している内容ではないですよね?
※あくまですぐに知りたいのは「PC管理台帳の更新方法について」です。

以下回答させていただきます。
・故障都度割り当てが発生するとのことですが、新規割り当て時には
 セットアップ等で情シスを通る事はないのでしょうか?
→情シスとおります。

・アルバイトの方に徹底を求める事は難しいと思います。
 アルバイト管理者の社員が管理するのは難しいですか?
→難しいです。

・初期セットアップで必ず情シスを通るのであれば、
起動スクリプトの設定をしておいてログオン時にログインIDと必要な端末情報を
メールで送付させるのはどうですか?
→この方法とても良さそうです!!!
0
いいね
2016.12.03 17:30
desatoさん
> やり取りをさせていただくメリットが感じられません。
ふーん やっぱり わかってないんだね。

私は情シスだけでなく監査やJ-SOXも手掛けてきました。監査で相手職場に行って「なぜこの業務ができていないのか」というと「いやー 忙しいから」というのです。

そう、今回の”台帳の更新漏れがある”の”一番の原因は瞬間的に集中する業務ですね”という回答で初めて初期原因がわかりました
でも”瞬間的に集中する業務です”といってそれで「そうですね じゃあ仕方がないか」では解決になりません 解決するには「台帳の更新ができていないことをちゃんと覚えておく仕組み」ができていないといけません
ウチの例でお話します ネットワークやパソコンやメールなどの変更・変更希望はすべて申請書で申請を出します 書類はチェックシートを兼ねており”データを更新したか 設定作業は終わったか”がわかるようになっています
ウチでも大規模な組織変更・人事異動があると申請書が数十枚~二百枚が出ます それ以外にADのメンテもあるので作業量は膨大になりますが、当然、PCの更新や設定は真っ先に行うので台帳の更新は後回しです。
しかし台帳の更新の忘れはありません なぜなら、台帳の更新を含むすべての作業が完了しないとその申請書は処理積みにしないからです

どうでしょう。これが解決策になりませんか?
申請書がなくて 口頭で受けているなら、申請書を作ってはどうでしょう
申請書はあるがPCの設定だけで(台帳更新をせずに)返却しているのなら”全部の作業が終わるまで返却しない”にしてはどうでしょう
  
#ウチではパートタイマーやアルバイトの分も申請書が来ますから普通の社員と同じ扱いです
#ここでいう申請書など書類は紙だけでなくワークフローも含みます
#ウチも資産管理ツールは使っていません 管理台帳はすべて手作業で更新です
3
いいね
2016.12.04 01:08
desatoさん
訂正です   は処理積みにしない => は処理済にしない

私は経験上、ほとんどの”業務上の問題”は解決できると思っています。
”業務上の問題”の9割くらいは”当事者が問題の原因を正しくつかんでいない”ことによります。 今回の例では「当たり前のことを当たり前にやるという」ことが”できていない”のが問題なのですが、往々にして「システムを入れないと解決しないのだが予算がないのでシステムが入れれない」みたいなことを言って解決できないのです。
しかし、ほとんどは仕事のやり方をちょっと変えるとか前後の職場の関係を見直すとかで解決できます。
残りの1割は、本当に”システム絡み”か”理不尽な要求を上司や経営者が要求している”というケースです。

もちろんジョーカーさんの仕事を実際に見ているわけではないので、ここに明らかになっていない別の理由があるなら話は違ってきます。
1
いいね
2016.12.05 08:37
ジョーカーさん
desatoさん

アドバイスいただきありがとうございます。
まず、今回のdesatoさんの事例を共有いただけたことはとても有難いです。
他の方々の意見を踏まえても、システムで工夫する、既存フローを少し修正する、
ことで漏れをなくせるという意見があることがわかりました。

私の会社は今まさにフローや仕組み作り&見直しをおこなっているところです。
各社の状況や社風によって優先すべきことは当然かわるかとおもいますが、
現状のベスト(ここでは急ぎ台帳の更新を限りなく100%に近い状況にしたい)を実現
するために「どのような手法があるのか?」と言ったところが最も知りたいところでした。

その中で、desatoさんの申請書にチェック項目を設けるというのは
私の中にはなかった考え方であったことと、少しの工夫ですぐに導入することが
できる内容であったため、とても参考になりました。

まだまだ私もいろいろなことを勉強していかないといけない立場ではありますが、
考え方はdesatoさん同様「ほとんどの”業務上の問題”は解決できる」と考えています。
むしろ、解決するために何をするべきか?どうやったら解決できるか?
この瞬間において最善の一手は何か?を考え続けることが重要であると感じます。

最初の方で多少喧嘩ごしのコメントを記載してしまいましたが、私の質問に対して
誠心誠意対応していただけていることには感謝しております。
1
いいね
コメントする

ログインしてからコメントできます

急上昇ワード

更新2017.06.26 00:45

SYSZO応援企業