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投稿日時 - 2016.12.09 11:01:00

syrb3さん

休職者のメールの扱いについて

お世話になります。

現在、社内ルールとして休職者のメールは各部門の上長判断で止める、転送する、そのままにしておくするなどとしています。
これを、基本的にはメールのパスワードを変更し、そのメールアドレスは上長が管理するようにルール化したいと考えております。

ただ、現状としてはメールを停止した休職者からクレームがあったりするので、トラブルを避ける意味でも理由を明確にした上でルール化したいと考えております。

できれば、セキュリティのためなどではなく、休職者の為になることを行っていますよ。という理由としたいのですが、良い理由がありましたら教えて頂けますでしょうか。

現在、私が考えているのは、休職中は仕事を忘れてリフレッシュして頂きたい。という理由です。
少し弱い気がしています。。

よろしくお願いいたします。

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2016.12.09 11:13
03kさん
労務的な理由ですので、
 >現在、私が考えているのは、休職中は仕事を忘れてリフレッシュして頂きたい。という理由です。
こちらの理由で必要十分だと思います。就業規則に休職の理由や目的の扱いも有ると思いますし。就業規則等ドキュメントが最強です。

休職者からのクレームがある場合は、
「顧客からToで来たメールを転送して後任に適切に振り分けるため、メールPWを管理しする。顧客からの連絡は会社として対応が必要なので、休職者のみに連絡がないようにしたい」
とかの理由もあります。

ご参考に慣れば幸いです
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2016.12.09 11:15
Novさん
休職中に来た問い合わせや依頼メールなどの取りこぼしを無くすため個人のメールボックスに蓄積しつつ、転送という事ではダメでしょうか?
普通はメーリングリスト(グループアドレス)などで情報を共有していると思われますが、個人間でやりとりしている可能性がゼロではない限り、取りこぼしは発生します。

それでも休職者からクレームが出るようであれば、個人アドレスで見られたくないやり取りを行っているのではないでしょうか?


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2016.12.09 11:18
kidさん
普通にまっとうな理由ではだめなのでしょうか?

(ALL)
休職者にメールの対応をさせる → 業務をしていることになるので問題になる。

(転送)
お客様からの連絡を放置する可能性があるので対応可能にするため転送する。

(止める)(個人的には止めること自体どうかと思いますが)
差出人に送信したメールが読まれないことを通知するため。
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2016.12.09 11:50
desatoさん
ウチでは
・休職者のメールの扱いは
(1)上司が判断して誰に担当させるか決めて 新担当者に以後のメールは転送する ただしコピーは残す(休職者のメールボックスにも蓄積される)
(2)アドレス帳は非表示とする
(3)休職者と上司が希望すれば(健康上の理由で休むとは限らないので)休職者が自宅からもみれるようにする 

でしたが 現在は「自宅での個人PCで会社のメールをみるのを禁止」になったので(3)はありません

どこかに書いたと思いますが 産休の人が 産休を取らずに自宅勤務をしたい と言ったので 「だめです 産休を取りなさい」と言ったことがあります (ただし当時が自宅でメールがみれました)
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2016.12.09 11:55
文四郎さん
 休職者に仕事をさせてはいけません。たとえメールを読むことだけでも仕事になりますから、それは避けるべきですね。もし休職者にメールの対応をさせるなら、在宅勤務の手続きが必要になるのではないでしょうか。
 そこで休職者のメールアドレスは、休止するか転送するか、あるいはご質問の場合の様に、そのままPW変更で上長が対応するルールになりますね。
 ですので、理由としては、「休職者は仕事が出来ない」で良いと思います。
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2016.12.09 13:03
railroadさん
既に書かれているとおり、
>休職中は仕事を忘れてリフレッシュして頂きたい。
これだけで十分だと思います。

最近は、休暇中に一切会社との連絡を禁止にするという会社も出てきています。
私生活に仕事メール、「つながらない権利」は? : NIKKEI STYLE
http://style.nikkei.com/article/DGXMZO04604890Y6A700C1NZBP00
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2016.12.09 23:53
desatoさん
> 現在は「自宅での個人PCで会社のメールをみるのを禁止」になった
実はこれで 精神的に参っちゃうんですよ。 
・休み明けに蓄積したメール(200~300)を見るとうんざりする。
・蓄積したメールを開封確認している時間はちっとも仕事をした気にならない。無駄な時間を過ごしているという罪悪感に苛まれる。
・ ”ここからここまでは宣伝メールだから読まずに開封”なんてやるとその中に埋もれて重要なメールがあったりする それを見落としたために後で大変な事になったりする。 
・返信しないから、お客から「返事を下さい」の催促があったりする お客の心象が悪くなる あわてて電話すると「こっちでなんとかしたからもういいです」と言われる ”もういいです”が絶交宣言に聞こえるので後悔の念に苛まれる。

「あーあ 自宅でメールが見れた時代が懐かしい」なんて言うのはワーカホリックだからなのでしょうか。
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2016.12.12 12:43
syrb3さん
みなさま

ご回答ありがとうございます。

休職中は仕事を忘れてリフレッシュしていただきたい。という理由だけでは弱いと思っていたのですが、
十分な理由にできることが分かりましたので、一旦、こちらの理由で進めて行きたいと考えております。

進めた結果、また教えて頂きたいことが出てきた際は、お手数ですがまた教えてください。

ありがとうございました。
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