貴社の状況にあうかどうかわかりませんが、マイクロソフトから検索機能に特化した「Office SharePoint Server 2007 for Search」の資料がきてました。（今手元にないので詳細は覚えてませんが）金額は百数十万円だったかと。
個人特定はできそうでしたが、個人情報漏洩関連はもうワンランク上の製品？もしくは組み合わせでとしてあるみたいです。

現在勤めている会社で、BCキャビネットを使っています！
セキュリティ対策ということで数年前に導入されたようです。

導入前にメーカーのデモを受けたのですが、その際は何となく面倒かな？という印象を持ちました。しかし、使い慣れてくるとまったく違和感なく使えます。

実際に使ってみると「検索性(＋セキュリティ)に優れている！」という印象が強いです。

私も、膨大なファイル数に辟易としていたところ、BCキャビネットでは「全文テキスト検索」や「フリーワード検索」などなど、様々な角度からサクサクと目的のファイルを検索できてしまいます。
また、ファイルごとに「アラート設定」することが可能ですので、更新期限が迫っているファイルをBCキャビネットが教えてくれます。
ただし導入費用等、価格面は把握しておりません。。。（それほど高価でないのでは??）
他にもいろいろ機能があるようですから、とりあえず問合せされてみてはいかがでしょうか。