質問

2007年04月21日 23時23分
  • e文書化とか電子アーカイブとかどうですか?

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

皆さん、社内の文書は減ってますか?
わが社は、おかしいのですが、増えてます。確実に。

複合機を入れるときにも、スキャナーで文書のデジタル化とかと言って、電子化でアーカイブして、検索もOK、ということでしたが、まったく実現されず、契約書や見積書、請求書などなどの重要文書も相変わらず、紙文書で、出しまくりの状態で、ここ2年は紙文書は年々増える一方です。

情シスの仕事ではないので、別に構わないのですが、それにしてもいろいろ買い揃えているのに、何の役にも立っていないペーパーレスグッズについてはどうしたものかと思います。

うまくe文書化、電子アーカイブ化できている会社の方、秘訣を教えてください。というか、ここで啓蒙してください。

よろしくです。

2件の回答があります

回答

私の会社では 環境ISOを取っていることもあって「紙を減らせ」は合い言葉になっていました。 そのためコンピュータから出す紙は相当減りました。
紙に出す代わりにデータで渡すとか、Excelの表にするとか、PDFでファイルにするとかして共有フォルダに投稿するような事をしています。
残っているのは契約書や見積書のように相手に紙で渡すもの、複写式の伝票類、税務署に見せるための記録類(e文書はやっていません)ですね。
スキャナで読ませる事はほんの一部以外はやっていません。

その結果、
製造部門の人は文書を画面で見るだけですませるか、紙に出しても必要なページのみ、ですのでペーパレスは進みました。
営業部門の人はどうしても全文書が紙で欲しいと言ってあいかわらずプリンタで打ち出しています。 あまりペーパレスは進みませんでした。 が少しずつは減っています。

あまり 「全部、電子化する」と気張らなくてもよいと思います。

2007年04月23日 00時49分

回答

紙で打ち出すことが「条件付け」をする。つまり紙にするにはそれなりの「理由=ルール」を課することです。

例えば、打ち出すためには、プリンタ出力のためのIDを打ち込むとか、上長の許可事項にするとか?

ちなみに一番効果があったのは、カードがないと打ち出し出来なくしたことですかね(コピーも同様)でした。これは結構面倒ですから、簡単に打ち出しはしなくなりますよ。少なくともとりあえず、出力組はいなくなりましたね。

2007年04月24日 00時45分

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