質問

2007年04月22日 23時53分
  • グループウェアの不在時の自動返信を社外に通知していますか?

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

みなさんのお使いのグループウェアには 不在時の自動返信 という機能がありますでしょうか。
「不在です」としておくと あらかじめ決められたメッセージをメールをくれた人に返す という機能です。
私の使っているマイクロソフト−エクスチェンジにはこの機能があり 社外の人には通知しない(社内の人には通知する)ということが選択できます。

最近、よく知らない上の方の人(途中入社)が「外部にも不在通知をださないと不便だ 前にいた会社では出していた そんなのは常識だ。」というのですが どうでしょうか。

私はそんなことをするとスパムメールに答えることになりスパムの山になる と言うのですが聞いてくれません。

4件の回答があります

回答

SPAMだらけになるのでダメという説得は倫理観に訴えかける行為なので、技術者には通じてもそれ以外の人には通じません。

・SPAMに対する返信がさらなるSPAMを呼ぶという事実を記述した記事
・SPAMを起点にしたスパイウェアなどによる情報漏洩の記事
・メールサーバや拠点毎に行うスパム対策や情報漏洩対策にかかる費用の見積

将来これだけの経費がかかりますという「金額」で提示しましょう。

2007年04月23日 09時28分

回答

不勉強な割には聞きかじりで得意になって「常識だ」という人に限って結構非常識な事を言う人は良く見かけますが、それはさておき・・・

当社では通知しないばかりでなく、存在しないメールアドレスへメールが来た場合も返信しないようにしています。

理由はセキュリティが厳しい会社とのメールのやり取りにおいて当社のドメインが spamhaus.org に登録されてしまいメールが届かないといったケースがあったからです。以前は上記設定をしていなかったため、返信をしていたところ、それが元でSPAMがSPAMを呼び spamhaus.org に登録されてしまいました。

テクニカルな対処法としては、色々あるでしょうがこの手の課題の対策とし
て私であれば、

「上司を使って条件付で相手の言った通りの対処」

をします。

この場合、「上司」は言ってきた相手よりも立場的に「偉い人」まで上っていった方が良いでしょうし、(社長や代表取締役までいけばばっちり。)
「条件」はどの様なコストのかかる作業が必要か(セキュリティ対策のための時間・費用もついでに含んでしまいましょう。)、何が準備できていないか、会社の信用に関わるリスクがどれくらい増えるか等々の考慮事項を挙げます。
それに対する責任を言いだしっぺが取ってくれる事を文書に残るようにした上で

「上司同士で話し合いをしてもらいましょう。」

上司にも場合によってはさらに上司の上司まで話を挙げてもらう様に働きかけ、

「偉い人が、情報システム部の担当者に直接依頼をして何かを変える風土を作らない。」

ように致します。そして問題が起こったときにはできる限りの事はしましたが、「言ったとおりでしょ。」という状態を作ってみてはいかがでしょうか。

実際には不在時の自動返信設定は、設定したところで「リスクの説明」と一緒にアナウンスすれば利用者は言いだしっぺくらいでごく一部の人しか使わないのではと思います。だいたい、普通のビジネス感覚を持っている人が、そんなメールを受取ったりしましたら、どう思うでしょうか。(一般的には1ヶ月以上長期休暇を取る人が使うような機能であるような気が致しますが。。。)
私であれば、事前に連絡もなく失礼なやつだと思うだけでなく、そんなやつとはあまり仕事を一緒にしたくないとも思います。さらには仕事を頼もうとしても相手の会社として受取ってくれる窓口がなくなったことを示す事になりますので、場合によっては会社として組織が未成熟である事を内外に示す事になるのではないかと思います。
また、ネットワークのログを確認しますとこのような人宛てのメールには実際にSPAMもたくさん来る事が多いと思われますので、適度なところで「ユーザー別スパムフィルタ利用率ランキングリスト」でも作って具体的なリスクとして資料を作っておけば準備も万端だと思います。

さて、一方でこれを機会にどこでもメールを社外から確認できるWEBメールを導入する話をくっつけたり info@xxxxx.co.jp の様な 部門別共有のメールアドレスを名刺に刷り込むための組織体制を提案したりと会社として前向きな事を試してみるのもいいかもしれません。

2007年04月23日 13時12分

回答

運用がはだして、できるでしょうか
手動で「不在」設定を対象者全員ができるでしょうか。
自分だけそういう認識はさせたいのであれば、利害関係者に自分のスケジュールを毎週メール連絡すればいいだけです。
このような要望をする人により社内のシステムが複雑化していくとしか思えません。
自分だけが気持ちよくなりたのではないでしょうか。
いまだにコンピューターは魔法の箱と考えている人たちが多すぎます。

回答

livingsnowさんに1票!

実際にメールを送った相手から、即座に「不在時の自動返信」がくると、
非常にディスコミュニケーション感を覚えます。経験から、この種のメールをくれた方は、あとあとに返事が来ることが少ないです。

SPAMはその方の問題としておいておくとして、「不在時の自動返信」の意味が分かりません。大抵は1週間以内の出張などの理由でいないとかなんとかですので、急を要する際には直接電話しますので、メールに対する返事など少しぐらい遅れても構わないのが、世間的な常識ではないでしょうか?

まあ1ヶ月以上だったら、それはあり得るかな?それもメールチェックすらできない状況下であるということですよね?

2007年04月23日 16時48分

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