「一番安い価格にあわせて、業務系のシステムの販売店に一括してお願いすることが多いですが、」

これは辞めたほうがいいですよ。
結局お金しか見なくなりますから。
お金より高くても中身で押してくる営業マンとか、メーカーとかのほうが
あとあといいことが経験上多いかな。

こんにちは。
私の会社でも最終的には「価格」で決まります。悪い時にはバーターで決まることもありました。

サーバー購入時は金額がかさむことが多いので相見積もりは必ず取り、見積比較表を作成して稟議を起案します。私には決裁権はないので値引交渉の段階で、「この会社」と決めて、その他の業者より（差をつけて）安くなるように値引交渉して選定される様に誘導します。

もちろん、この会社と決めるには相見積もりの段階で内容や営業マンの対応などから判断しますが、それだけでは承認が降りないのでこの様な交渉事が必要になっています。

また、話はズレますが、相見積を取ると「相手よりよく見せようと、他社のいろいろな部分を指摘してくれる」ので助かった事があります。（話せる範囲で他者の事を話します。）

下記のリンクではパソコンの購入をベースに記載したものですが、サーバーの購入時にもある程度同じ流れで交渉をしています。（もちろんサーバーの場合には構成設計が必要になります。）ご参考になれば幸いです。