質問
裏紙利用についてはたしかにいろいろな問題があります。
コピー機やプリンタの紙つまりの事
情報漏洩の事
運用を決めても徹底できない(ルールを破る者がいる)事
などですね。
(コンプライアンス(法令遵守)ではないと思いますよ それとも不正発覚をおそれているのかな? (冗談ですが))
私のところ(会社というよりは私の周辺の職場という風に理解下さい)では..
1)経営数字、製品開発情報が載っているものは裏紙用にストック(蓄積)しない。
2)裏紙利用出来るものストックするがストック品については何の保証もしない。(つまり使用者責任である)
3)ストック品は印刷面を上にして置く。カバーを付ける(ホコリ対策)
4)使用者は再利用した印刷物の裏面を確認すること。不都合と思われるものは取り除くこと。
5)A4のコピー用紙は2500枚1箱(1包/500枚×5)なのでその箱を利用し2500枚程度を蓄積したら保管し、必要部署が取りに来る。
6)これらの条件が守れない職場には供給しない。
こんなルールでまぁなんとか出来ています。
シュレッダは基本的に使いません。機密書類は鍵付の箱に保管して機密文書処理業者にて処理して貰ってます。
まずは打ち出しを制限する。
無駄なものを出さない。
紙の入れ場所を1ヶ所にする。
すべてチェックする。担当者がいる。
その後、使うか、溶かす。
【弊社の事例】
社内文書には、機密性の高い順に極秘、秘、社外秘、普通の4種類に分けられています。
この内、「社外秘」と「普通」は、裏紙として使用しています。
ただし、裏紙と使用した場合は、裏表でレベル高い方の文書として取り扱います。
廃棄方法も
極秘は、シュレッダーして溶解してから焼却処分
秘は、溶解して焼却処分
社外秘は、シュレッダーして処分
普通は、何もしない。
ここでの「溶解して焼却」とは、専門業者に委託して行っています。
「溶解して処分」する文書は、鍵の付いた専用ゴミ箱に捨てて貰ってます。
この運用を始めるにあたっては、文書の類別が大変です。
市町村のゴミの分別のように、事例を挙げた分類表などを作成して対応していますが、それでも「社外秘」と「普通」はグレー部分が多く、グレーなものは、「社外秘」で取り扱うようにしていますので、シュレッダーは結構多いのが実情です。
"西麻布アバンティ"さんに質問。
「溶解してから焼却処分」って 業者がそう言ってますか?
溶解というのは パルプ繊維を結合している糊成分を
水などで溶かすと思うのですが
溶かしたドロドロなのを焼却するのでしょうか
相当のエネルギーが必要になりますが
本当でしょうか
(ツッコんですみません)
質問
うら紙について皆さんに質問です!
ちょっと前までは、よっぽどの機密情報ではない限りは、うら紙を
社内用資料として印刷して再利用したり、気軽になぐり書きできる
メモ用紙として利用したものですが、
現在所属している会社ではコンプライアンス上の理由から、
「うら紙利用全面禁止」になってしまいました。
・・で、印刷物の内容に関わらず、基本的にシュレッダーに
かけているのですが、貧乏性の私としては、もったいなくて非常に心が痛いところです。
シュレッダーかけてる時間もバカにならないですし。(よく詰まるんだこれが)
仕事が忙しくなってくると、ついつい溜め込んでしまったり・・。
そこで!
皆さんの会社では、うら紙の扱いはどうされてますか?
また、うら紙禁止の職場の方で、うまいこと処理されている例などありましたら
お知恵をいただけると嬉しいです。