こんにちはです。
IT統制の「機器の返却・廃棄」は「機器や記録媒体の返却、廃棄時等の消去策が不十分だと、重要な情報が漏洩したり、不正アクセスに利用される可能性がある。」のリスクになると思います。
コントロールとしては「情報システムで一括消去・廃棄を行っている」で行えば良いと思いますので、機器を特定出来る「台帳」があって、その台帳と実際の機器を結び付けるタグ（シールなど）が機器に貼ってあれば
”強い・弱い”は別としてコントロール可能かと思います。
アクションの最初が「本社」「拠点」かは不明ですので、何とも言えませんが、本社側からアクションを行うのであれば「○○を返却してください」で
物が届いて、お願いした機器（台帳通りの機器）が届けば良いと思いますが・・・
結局の所、そのアクションを開始する為の「上長の承認」も必要と思われますので、どちらからのアクションにしろ面倒で無ければ「廃棄申請」を行われるのがベストかと思います。
＃的外れでしたら、ご容赦を・・・

こんにちわ
うちは、人事部から退職者の予定が確定した時点で情報をもらい
それを元に退職者の所属長とその上長(部長)にＰＣ返却依頼の
メールを飛ばします。その後、退職者のＰＣ内にあるデータを誰かに
引き継ぐ必要がある場合などの諸事情をヒアリングして
情シス部門に返却する予定日(宅配便の着荷日)を決めており
予定日に返却されなければ督促しています。
履歴は在庫管理データベースに記録しています。