そういうことをやりたいのならＥｘｃｈａｎｇｅサーバを導入されるのがいいです。　元々ＯｕｔｌｏｏｋはＥｘｃｈａｎｇｅのクライアントツールですからＥｘｃｈａｎｇｅサーバと組み合わせることで100％能力を発揮できます。
アクセス件の設定を行えば他人の予定表を見る（書き込む）ことも出来ますし、「会議通知」を使えば出欠集計もできます。
アクセス件の設定を行えば他人のメールを見ることも出来るし、代理送信権をつければ「なりすまして」メールを送ることもできます。