質問
私の部署では「ネットワークに接続するもの」を管理しているのでモニタ、マウス、キーボードは管理していません。がLAN・WANに接続する物はネットワークHDD、HUB、コピー機、..に至るまで登録して管理しています。
別の部署が「全部の情報資産を管理する」と言い出して、それを私に任せてくれればいいものを自分で管理しだしてます。モニタや外付HDDやUSBやソフトも対象にしていますがユーザのレベルが低い(やる気がない)ため情報が集まらず極めて不徹底状態になっています。(ザマみろって)
結局は「管理してどうするの?」という目的が大事だと思います。「機材を中央が買って配分する」「退社で不要になった物を他部署に渡す」ではないかと思いますが、そうなら「使っている状態(モニタ、キーボード、マウス付き)で返却するという原則」を決めればパソコン単位の管理でよいのではないでしょうかね。
管理と言うのは、変化するものをより好ましく変化させるために、
変化に調整を加える行為です。
世の中の全てのものは変化するので、
「管理は必要だ」と一般に信じられている傾向がありますが、
私は「そんなに単純な話ではないだろう」といつも思います。
管理には必ずコストがかかります。
反面、調整できる幅には常に限界があります。
管理コストをかけてもわずかな影響しか与えられず、
わずかな効果しか得られないのであれば、コスト対効果の点で無意味な行為です。
管理の内容は、管理対象とそれが置かれた状況によって
最適な方法やレベルが変わるわけです。
マウスやキーボードは集中管理は必要ない。
モニターやハードディスクは集中管理が必要ではないか、
というのは、そのような管理コストパフォーマンスを考慮しての判断だろうと思います。
モニターやハードディスクは、今まで全く管理されていなかったわけではないのではないか。
各拠点において、何らかの管理は行われていたはずですよね。
明確な理由があって、それを集中管理に移行したい、というのであれば別ですが、
単に管理レベルを引き上げたい、ということであれば、
各拠点単位での管理のレベルを引き上げる事を、
まず考えた方が良いのではないかと思います。
弊社の場合、機種選定が個人や部署の裁量によるところが大きく
最近になって資産管理をするようになりました。
会社(のお金)で購入したもので、PC本体とモニタは対象としています。
外付けHDDやUSBメモリなどは、使用しているかの確認のみです。
個人裁量が強かったためか、集中管理に切り替えるにあたり
不平不満が社員からあがっているため、
様子見しながら、教育を兼ねて管理を進めてます。
反発から好き勝手されると困るので、今は最小限の管理に留めています。
また年に1度、資産の棚卸しをするようにしています。
他の方も書かれていますが、
管理する理由や目的をより明確化することで、
どのように管理するのがいいか、見出すことができると思います。
社内の事情等もあると思いますので、
出来そうなところからやってみてはいかがでしょうか?
例えば、モニタの場合、
使用者とメーカーとシリアルNO.を調査してまとめてみるとか。
勤務先の場合を紹介します。
管理しているモノ:PC本体、モニター、プリンター、ソフト、ルーター、大型のHub
管理していないモノ:上記以外(キーボードやマウス、小型のHubなど)
管理、非管理の線引きは、主に価格です。1万円以上のモノを目安に管理するようにしています。
なお、単価で10万円以上で購入したモノに関しては、経理部門から減価償却の関係もあり、特に管理(所在・使用中/廃棄済み)を厳しくするようにいわれています。
ソフトは、バージョンアップの関係もあるため、情報システムで集中管理するようにしています。
拠点数が数カ所で、ほとんどが本社に集中しているため、この方法が出来ます。拠点が多い場合には、どこまで拠点の裁量を認めるのか?という事だと思います。
拠点数の部分であまりに違うため、そのままでは参考にはならないとは思いますが、少しでもヒントになれば幸いです。
質問
こんばんは。
全国に店舗や拠点をお持ちの情報システム部の方にお伺いしたいのですが、
IT資産管理において、モニタなどの周辺機器の管理はどこまで厳密にされていますか?
まあ、マウスやキーボードに関してはさほど高価なものでもなく、ユーザが勝手に
使い勝手のいいものを購入して付け替えてしまったりするのは仕方がないことかなーと思いますが、
モニタや外付けハードディスクなどは微妙なところだと思います。
弊社ではいままでモニタの資産管理はしてこなかったに等しいのですが、
今後は集中管理しく方向で検討しています。
しかし・・現実問題として管理しきれるのか、また管理して意味があるのか、
正直なところ半信半疑です。
(全国30拠点以上、拠点のPCは10台平均程度です)
そこで皆様から、うまいこと管理できている例や、やめたほうがいいよ!などのご意見をお聞きしたいのですが。
よろしくお願いします!