質問

2008年07月16日 01時52分
  • MS Accessのクエリを整理するよい方法は?

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

皆様、お疲れ様です。

前任者がずーっとExcelで管理してPC台帳を、最近Access2003のmdbに乗せ替えました。
というのも、内部統制の絡みで、経理部門や総務部門から資産状況に関する
調査依頼や報告書の提出依頼が増加してきたため、
ExcelよりもAccessのクエリを利用できるほうが、より効率的に対応できると考えたためです。

実際、ひととおりのクエリを作成するまで多少のオーバーヘッドはあったものの、
同じような依頼が来たときの対応速度はグーンと向上しました。

ですが、ひとつ皆様のお知恵を拝借したいことがありまして・・・

Accessのクエリが増えすぎて、必要なクエリを探せなかったり、そのクエリが
どんなものだったのか思い出せなかったりという、ちょっとした壁にぶちあたりました。
(クエリのペインに任意のフォルダが作れればカテゴリ別に整理できると思ったのですが、
たしか作れなかったですよね?)

そこで、たくさんのクエリをうまいこと整理できているような事例があれば、
是非伝授いただきたいのですが。

よろしくお願いいたします!!

4件の回答があります

回答

VBAで簡単に自分なりのメニューを作ってみたらいかがでしょうか。

2008年07月17日 08時52分

回答

ACCESSについては、あまり詳しくないですが、私の方法を紹介します。
bs tnさん同様、メニューを作成することが良いと思いますが、
私はフォームを使用しています。
空のフォームを作成して、コマンドボタンを付けて、ボタンを押せば
クエリが実行するようにしています。
ボタンの横には、ラベルで、どのような時に使用するのか簡単な説明を
つけています。
また、ツール→起動時の設定でこのフォームが立ち上がるようにして
おけば、ACCESSを知らない人でも使用できるようになると思います。

以上、参考になるか判りませんがコメントさせていただきました。

2008年07月17日 10時15分

回答

こんにちは。

Accessのクエリの管理方法としては下記のお二方の意見と同じで、フォームを利用して管理(もしくはメニュー化orラウンチャー)するのが良いかと思います。
もしかしたらAccessのフォームをあまり利用した経験が無いのかと思いますが、フォームの作成は簡単で、ボタンを配置してクエリを割当するだけで出来ます。
これを階層化して行うか、簡易システム的に作成するかはお好みで。

また、どうしてもフォームではやりたくないとの事でしたら。クエリの名称のつけ方に規則性を持たせるのは如何でしょうか?
私などは下記の様な規則性でクエリ名称をつけます。

  Q業務名詳細_クエリの種類

といった感じです。

ここで初めの「Q」はクエリ(この他に「T」はトランザクションテーブル、「W」はワークテーブルなど)であることを表しています。
次に業務名はカテゴリ的な考えで名称(例えば「見積」など)を与え、詳細で区別(例えば「見積明細」など)します。
また、クエリの種類では「選択」「更新」「追加」「削除」等のアクションを記載しています。(アイコン表示で区別していますが、念のため。)

回答

お疲れ様です!

Accessのクエリ、確かに業務に追われていると、いつのまにか増えてしまいますよね〜。

既にミニミニ管理者さんがコメントされていますが、
私の場合も、体系立ててクエリ名を付けることで探しやすくしています。
また、クエリ管理用のテーブルを用意して、クエリ名と概要、利用に当たっての注意事項などを管理しています。ちょっと面倒ですけど。

あと、クエリの命名で私が実践していることですが、
私の場合はレポートで利用しているもの、プログラムで呼び出して使用しているものといった
変更されると他のものに影響を及ぼすような類のクエリが明確にわかるように
命名しています。
それが明確でないと、他に影響がでることをすっかり忘れて変更を加えてしまったりして、
「レポート出力がエラーになる!」なんてことになってしまうので。w

以上、参考にしていただけると幸いです。

2008年07月20日 01時06分

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