質問
全文件検索可能な文書管理ツールを導入する。
が解決策かと思います。
と言っても、導入したけど使わない では話しになりませんが...
私のところでは 文書管理ソフト を導入するときに 全文件検索可能 が必須条件でした MSーOffice、一太郎などが検索可能ですしこれ以外のソフトは文書作成に使うな の規則も決めました。
(今ならgoogleDesktopも使えるのではないかと思います。試してはいませんが... タダですし...)
「××作業を行ったら○○図と△△資料を変更する」という運用は無理でしょう。その記述自体が膨大になって検索の必要が出たり、メンテナンスが追いつかないし、完璧に作業指示が出来る保証もありません。
質問
内部統制(IT統制)対応で、いよいよ現場レベルでの
運用ドキュメント整備が迫られてきてしまいました。
よい機会なので、改めて文書化の方針等について色々検討しています。
これまでも運用に必要なドキュメントを作成した経験があるのですが、
システムの構成変更や名称変更等が発生しているにも関わらず、
全てのドキュメントに変更が反映されず時間の経過とともに
風化してくるものが多数ありました。
『変更が発生した都度更新する』という決まりがあっても、
ドキュメントが多ければ多いほど、どの文書を修正すればよいのか
わからなくなってしまったり、その間担当者が変わったりして
結局また新しく作り直したり・・・
”××作業を行ったら○○図と△△資料を変更する”とか、
最初に決めればいいのかな?と思ったのですが、具体的にどんなふうに
決めておけば良いのか、いいアイデアが思いつきません。
良い運用例がありましたら教えて頂けないでしょうか?
宜しくお願いします。