質問

2009年06月25日 12時48分
  • 各種申請書の保存期間に関して

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

お世話になります。

情シス部門では各部門のユーザから多くの申請書や登録依頼等が
提出されていると思いますが、どのくらいの期間保存されていますか。

例えば…
 ・メールアドレスのアカウント登録申請書
 ・PC設定申請書
 ・販売管理システムのアカウント登録申請書
 ・会計システムのアカウント登録申請書
 ・ファイルサーバのアクセス権設定申請書
 ・取引マスタ登録申請書
 ・商品マスタ登録申請書
 ・データ通信カード貸出申請書
 ・VPN接続利用申請書
etc

2件の回答があります

回答

私の会社ではこれらのものは概ね5年と決めています。 例外は
 ・取引マスタ登録申請書  7年 (税務署に関係あるかも)
 ・商品マスタ登録申請書  3年 (申請書は長期保存の価値無し)
です。
文書の保存期間は 各部署で決定した 文書管理規程 のなかで定めています。

私は最初保存期間を 最低OO年 というようにしていたのですがISO9000の外部審査で「この方法はよくない。保存期間を決めること」と指摘されて、それからは期限を過ぎたものは別の場所に綴じて「旧文書」の表示をつけて保管しています。 「最低OO年」ならばバインダーがいっぱいになるまで追加するだけで済むのですが、「保存期間OO年」とすると期限切れ文書を捨てなければならず手間がゥかります。余計な指摘をしてくれたものだと今でも思います。

2009年06月25日 23時50分

回答

私が扱っている登録申請書は
・サーバのユーザのアカウント登録申請書          1年
・パソコン使用申請書                   1年
・基幹業務システムの変更申請書              1年
・ファイルサーバ、文書管理サーバのアクセス権設定申請書  1年

ただし、1年というのは紙での保存です。申請された事の処理が終わると結果を書き込んだ状態でスキャナに撮って電子保管しています。
本当は電子保管するので紙は要らないのですがISO9001の関係で必ず紙で保管しなさいと言われました。 desatoさんもそうですがISOの為に無駄な事をやっています。

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