質問
私の会社ではこれらのものは概ね5年と決めています。 例外は
・取引マスタ登録申請書 7年 (税務署に関係あるかも)
・商品マスタ登録申請書 3年 (申請書は長期保存の価値無し)
です。
文書の保存期間は 各部署で決定した 文書管理規程 のなかで定めています。
私は最初保存期間を 最低OO年 というようにしていたのですがISO9000の外部審査で「この方法はよくない。保存期間を決めること」と指摘されて、それからは期限を過ぎたものは別の場所に綴じて「旧文書」の表示をつけて保管しています。 「最低OO年」ならばバインダーがいっぱいになるまで追加するだけで済むのですが、「保存期間OO年」とすると期限切れ文書を捨てなければならず手間がゥかります。余計な指摘をしてくれたものだと今でも思います。
質問
お世話になります。
情シス部門では各部門のユーザから多くの申請書や登録依頼等が
提出されていると思いますが、どのくらいの期間保存されていますか。
例えば…
・メールアドレスのアカウント登録申請書
・PC設定申請書
・販売管理システムのアカウント登録申請書
・会計システムのアカウント登録申請書
・ファイルサーバのアクセス権設定申請書
・取引マスタ登録申請書
・商品マスタ登録申請書
・データ通信カード貸出申請書
・VPN接続利用申請書
etc