質問

2009年12月30日 23時55分
  • システム文書のバージョン管理

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

システム文書のバージョン管理、皆様はどのようにされていますか。

当社では昨年からExcelの文書管理台帳で文書管理していましたが、
ライブラリアンであった自分が長期出張したことをキッカケに
なしくずしにまたカオス状況になってしまいました。

IT統制の観点からも、文書のバージョン管理は必達事項であるため、
なんとか安定運用させたいのですが、何か有効なツールなどありますでしょうか。

例えば、 VisualSourceSafe や SubVersion などのバージョン管理ツールを導入すれば
自動的に過去バージョンが蓄積されていくので、似て非なる文書が散在するような
事態は抑えられると思い、導入を検討しているのですが
効果があるのかどうか、いまひとつ核心が持てません。

ライブラリアンのような役割など立てず、メンバーの負荷も最小で、
自然にかっちりとした文書管理ができるような仕掛けがないものでしょうかねえ。
(しかし、IT統制ってまるで学級委員みたいですよね。
「はいはい、あなたは確かに正しゅうございますね」ってキレたくなります(笑))

2件の回答があります

回答

私の所では以前はExcelに文書を登録してバージョン管理もやっていましたが、頻繁に変更するのでExcelによるバージョン管理はやめてしまいました。
バージョンと言っても古いバージョンを使うことはないので改訂履歴管理だけでよいでしょう、という事です。
そのかわり(というか以前からやっていましたが)その文書の末尾に改訂記録を入れています。その状態で紙に印刷して上司が判子を押したものを綴じて保存しています。
その紙を見ることはほとんどないですね。実際に見るのは電子保管された文書のほうです。
Excelには文書の一覧があるだけです。
IT統制でもこれで「有効」をもらいましたから問題ないと思います。

回答

私の情シスでシステム文書というと、「システム設計書」「フローチャート」「ファイル仕様書」「オペレート手順書」「オペレート確認表」があります。
が履歴の管理をするのは「システム設計書」だけです。これはいつどんな改訂を行ったかの記録を残しています。他のものは最新版管理だけです。
3年ほど前までは改訂をすると紙に打ち出して承認印を押してそれを原本にして保管していましたが、それも面倒になって今では印影を作るフリーソフトで印欄に印影を入れています。新しいものを作った時は紙に出して保管しますがそうでなければサーバに保管されたものが最新版としています。(紙の保管は単に「それだけの種類の文書がある事の証」になっています。)
情シスの人数も減らされてしまいドキュメント管理に工数を裂けないのでこれで勘弁してもらっています。
IT統制では「適切な管理者(必要に応じてユーザ部門も含む)が文書に基きレビュー・承認を行っているか」ということで、ここで言う文書とは紙には限りませんので印影でも"承認した証"になるので有効としています。

2010年01月03日 01時38分

あなたもコメントしましょう!