私のところはマイクロソフトのＥｘｃｈａｎｇｅを使っています。最初のバージョン４．０から５．０、５．５、２００３と挙げてきましたが機能的には変わったことはなくて、メール、掲示板、スケジュールと言ったところです。
２００３にするときはハードも（というかハードが古くなったから）更新したので「グループウェアは日進月歩なのに今回の更新では機能的に変わっていない」と文句を言う人が居ました。私はその人に向かって「そう言うあなたはＥｘｃｈａｎｇｅの機能のどれだけを使っていますか？　メールしか使っていませんね（事前に調べておいた）。そこまで言うならとことん使い倒してください。」と反論しました。
Ｅｘｃｈａｎｇｅ２０１０が出るとか出ないとか。でも多分更新しないでしょう。前回と同じくハードに限界が来てから更新を考えると思います。思うにＥｘｃｈａｎｇｅにきちっとしたワークフローが付いてくれるとよいのですが、ＭＳはその気は無いようです（シェアポイントにワークフローを持たせてますがサードパーティに頼ってます。）

以前は啓蒙のために「新しい使い方の紹介」を掲示していたのですがどうも一般の人には難しいようで定着しません。私の考えは「すべては業務の合理化の為に」なので余計な手間の掛かる機能は不要ですし、使いにくい機能も迷惑です。基本的な機能を十分に使いこなせばよいと思います。

私の場合は（多分、私が下っ端で言いやすいからでしょうけど）散々に文句を言う人がいます。
でもその人に何をやりたいのかを聞いても「それはそちらで考えろ」と言うだけで答えてくれません。　（私はその人の事をクレーマーと呼んでいます）

「稟議決済処理や営業情報の報告などを取り入れてナレッジを蓄えてと」思われているならそれをやられたらいかがでしょう。
そういう案があるのは素晴らしい事です。実現したらよろしいのでは？

なにも思いつかない私にとっては案があるだけでもすばらしいです。