質問

2011年07月25日 20時39分
  • ユーザーマニュアル作成 excel or word!?

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

お疲れ様です。

最近ユーザーマニュアルをwordで作成したら、全部excelで書き直してほしいと言われました。
その時IT業界の方はwordをあまり使われないと伺いました。

そのあと別の方にユーザーマニュアルはexcelよりwordの方が作りやすいし、
手直しもしやすいと言われどちらを使っていいのか分からなくなりました。

みなさまはマニュアルを作成するときどちらを使用されますか?

11件の回答があります

回答

xxx31xxx さん、こんばんは。

せっかく作ったのに残念ですね。

確かにWordはエンジニアの方々からあまり好かれていない印象があります。
文書を書くときであっても、わざわざExcelを好んで使うこと、良く見受けられます。

私は使い分けることが多いでしょうか。
ユーザマニュアルは索引や箇条書きが多いのでWordを良く使います。
章節が増えた場合でも、自動的に番号を振りなおしてくれるので楽ですね。
逆に一枚のみで簡易説明書のような形であればExcelを使う場合もあります。

図を挿入する場合に、Wordではなぜか図が飛んで行ったり(笑)、
消えたりする場合があるので、あまりにもヒドい場合にはExcelに乗り換える場合もあります。まあ、多くはありませんが。

エンジニアさんの特性?性格?でしょうか、勝手に整形されたりするのを嫌う、自分のルール通りに文書を作りづらいのでExcelを多用する・・・と勝手に推測してみます。
また昔から設計書がExcelで作られていることも多いので、その流れもあるかも知れませんね。

とにもかくにも、Wordを使いこなせる方は意外に稀有なので、どちらでも作れることに越したことはないし、『ユーザー』が使うマニュアルなので、ユーザさんの使いやすい方で作成するのが、良いですね。

2011年07月25日 21時30分

回答

地域と言語に左右されるようですが日本ではドキュメントをexcelで作ることは多いです。
マニュアルなんかだとwordの方がいいように思いますが、そういう文化なのでしょう。
本来のwordの使い方を知らない人も多いので仕方ないのでは?

2011年07月25日 21時38分

回答

個人的に文書はWordで作成する事が多いです。図があった場合には、PowerpointやVisioを併用しています。Excelは表計算のソフトだと思っているので、文書にはあまり使いません。

Wordの場合には、修正履歴の機能があります。Excelにもありますが、少し異なるようです。他にも目次機能も良く使っています。

Wordは基本的な考え方がわかると、使いやすいと思います。

2011年07月25日 22時41分

回答

私はhoge-sanさんの言うように、勝手に整形されて困ったり、Wordが使いこなせていないため、Excelで作る事が多かったです。
が、ボリュームがある程度あるドキュメントで有れば、ExcelよりWordを使うべきと思います。
思いのほか、ドキュメントを修正すると関係性部分の修正が多くなりますので、自動で章立てを管理出来るのは重要ですし使いこなせばExcelより向いていると思います。
目次もジャンプ出来たり利用者にとってのメリットもあります。
Excelを使う目安は、多くても数ページで終わるドキュメント、表がメインの文書といった所でしょう。

Wordの使い方を覚えて、Wordの良さを説く方が最終的な工数を減らせるかもしれませんよ?

2011年07月25日 23時05分

回答

ITで利用する設計書関係のほとんどが表や図が多いためにExcelが多用されており、そこにマニュアルが加わったとしてもエクセルのシート分けを使えば、規模にもよりますが、1ファイルで収まるといった利便性があります。

ということで、Excelを多用することがよくあります。

2011年07月26日 09時35分

回答

お疲れ様です。

皆さんのコメントを見ているとなかなかおもしろいですね。

ちなみに私は完全Word派です。
表も大半Wordで書いてしまいます。

理由は罫線がきれいに引けることです。
Excelのほうがあきらかに楽なケースもあるのですが、
細かい表になるとExcelのセル幅を小さくしてセル結合の荒らしで作られたドキュメントを見かけますがああいったケースの場合、Wordですと行毎に縦罫線を入れる位置を変えることもできるので大変楽です。

目次を自動で作成したりもできますので、改版があった場合に大変楽というのもあり、多用していますが、まわりはExcel天国で、Wordは嫌煙される事が多いです。特に図を貼った際の動きが気に入らないとかインデントが自動ではいるのが嫌とか便利な機能が面倒で嫌という人は結構います。

私も"Excelは表計算ですから"という考えに一票です。

うちの部では契約書がPowerPointで作られていた事実を最近知り、びっくりした次第です。(Wordに移植してもらいましたが)

2011年07月26日 09時59分

回答

意外なほどWord派が多くてびっくりしましたw私もWord派です。
やはり目次やらフッタのページやらを勝手に書き換えてくれるところが楽ですね。中身は更新されているのに目次は更新されてない文書はあまり気分のよいものではないですし。
設定台帳などのあまり変更が無いもの、表形式のほうが見やすいものはExcelを
使っています。

トラブったときにスクリーンショット送ってくれとユーザーに頼むとExcelでおくってきたりパワポで送ってきたり、人それぞれで面白いですw

2011年07月26日 15時31分

回答

ウチではユーザーマニュアルは基本エクセルで作成しますが、提供時にはPDF化して渡します。
ワードは個人的に得意でないので、めったに使わないですね。。
1ファイル内で情報が多い場合は、しおり機能でインデックスを付けることもまれにあります。

以前に制作部門にいましたが、明らかに他ソフトでの開発の方が使い勝手がいいと思うものでも、ウチの社員は慣れているエクセルで提供しないと使ってくれないのでということはよくありました。
単なる慣れだと思いますが。

2011年07月27日 14時58分

回答

以外にWord派が多いのには驚きました。
私はExcel派です。
マニュアルの性格によるのかな、と言う印象を受
けました。
確かに目次連携や章立てはWordが優れていますが、
図形を多用するマニュアルが多いので、自然に
Excelになってしまいました。
完成した時のファイルサイズも同じ図形を張り付
けて作成してもExcelの方がファイルサイズがなぜ
か小さくなります。
○で囲んだりすると、Wordだと微妙にずれたりしま
すがExcelではそれが無いのもWordを利用しない理
由です。
とにかく初心者向けのマニュアルが多いのでどうし
ても図形の張り付けが多く、矢印や○で囲むなどの
説明を多用する関係で、Excelを使用しています。

ただ、出来あがったマニュアルを書き換える要請ま
では私も要求したことはありません。 もしそのよ
うな状況であれば、事前にExcelで作成するよう依頼
します。

2011年07月27日 16時08分

回答

みなさま

たくさんのご意見&アドバイス本当にありがとうございます!
とても参考になりました。

私はIT業界では何かを作成するときはexcelで作るのが当たり前の常識。
そんな事は言われなくてもわかるだろう。
という暗黙の了解かと思っておりました。

確かにexcelは一般的みたいですが、wordを使われてる方や使い分けてる方も結構いらっしゃるみたいですので、暗黙の了解というほどではないのですね。

今後はそれぞれの機能をもっと理解し状況に合わせて使い分けていきたいです。
おまけにその根拠まで説明できるようになれたらいいな〜と思いました。

どうぞ周りに新人情シス管理者がいらっしゃいましたら、
「excelで作ってね」と一言言って頂けたら私も救われます(笑)

2011年07月27日 23時15分

回答

我々は昔は「花子」で作成していました。フローチャートを書くのにも便利でした。当時はワープロも一太郎でしたし。
現在は..基本的にはWordで作りますが、絵が多い・絵に矢印を入れることが多い場合はExcelも使います。 フローチャートもExcelで書くことが多くなりました。 J−SOXの業務フローも全部Excelで作りました(業務記述書とRCMが表形式であることも理由です 3店セットを1つのBookに出来ますので便利です。)

2011年07月29日 23時41分

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