＃そういうところがHTMLメールの欠点かなと
＃ウチで使っているＯｕｔｌｏｏｋ（Ｅｘｃｈａｎｇｅサーバ）では簡単に個人用フォルダに待避できるので便利なんです
近年はサイ○ーズやデス○ネッツのようにＨＴＭＬのメーラ（正確にはどちらもメーラじゃありませんが）が多くなっているのですがいいのかなぁと思います

うーん”２５ＧＢも置いておく”というのはどーも感心しません。もっとこまめにバックアップすべきでしょう。というのが答えですが　あたりまえ過ぎますね
２５ＧＢも置いて、何かの理由で消えたらどうするのでしょう。ちょっと怖いです。

GoogleApps 以外の方法でメールを扱われることを検討された方が
よろしいのではないかと思います。

そもそも電子メール自体、25GB越える様な使い方をする様な
ものではないと考えられますし、大容量のファイルを添付して
受け渡しをするのであれば別のWEB利用送受信ツールを使用
するだとかされた方がよろしいのではないでしょうか。
(自社構築するなら100万〜数百万でパッケージが出ています。)

ユーザーが25GB以上の容量追加を希望するのであれば
相応のコストを負担をお願いして実施するまでです。

そもそもGMAILサービスはデータの所有権が利用者ではなく、
googleにあってサービスを利用させてもらっているに
すぎませんので利用者がとやかく言う権利などありません。
googleが仕様変更し25GB以上にしてくれたり、バックアップや
アーカイブの新サービスを開始するのを待つか位しか方法が
ないように思えます。

当社もGoogleAppsを導入しています。
導入検討時にPostiniというメール アーカイブサービスを進められました。
本件で参考になるのではと思います。
SIOSテクノロジさんあたりが取り扱っていますよ。