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質問
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名刺管理のデジタル化・システム化について
質問
お疲れ様です。
最近忙しくてなかなか書き込みが出来ない状況ですが、本日は時間があり増すため、コメントさせて頂きます。
弊社内では、名刺データーは原則個人の管理下にしています。
というのは、お互いの商談で名刺交換をさせて頂いた場合、それをデジタルデーターで名刺を直接交換していない社員までもがアクセス出来る状況になりますと、プライバシーマーク等のところで、個人情報管理がどうのというエリアに引っかかってしまうことが要因です。
セミナーや展示会で名刺交換をした場合、一緒に渡されるアンケートに名刺情報の使い方が記載されており、告知情報等に利用されることに了承するかの質問があります。
ソイカプチーノさんの会社の営業さんがどのような手段で、名刺を取得しているかは定かではありませんが、名刺情報もあつめてデーターベース化してしまうと１つの個人情報として取り扱われますので、そのへんの注意はしておいた方がよいかもしれませんね。
ちなみに、私個人では、やさしく名刺ファイリングを利用しています。
OCRの精度が高く、ほぼ手入力なしで管理できるのはよいですね。
法人向けのグループ利用も可能なようですし、「管理」という意味では良いと思います。
現在、SFAがあるのであれば、案件情報の管理はSFAでルールを決めることがやはり良いような気はします。（先ほどの個人情報のからみを考えると）
かの、IT商社である○塚商会では、（○は、オーではなく丸とよみます）、社員の出入りが激しいので、SFAによって案件をきっちり管理しているなんていう話を聞いたことがあります。
ご参考ならないかもしれませんが...。
ウチの会社では名刺管理は個人まかせです。 一部の営業拠点で名刺管理ツール（ＯＣＲでデータ化してくれる）を買いましたが、面倒を見るメンバーが居ないのとクラシックな連中ばかりで紙の名刺しか扱えないことで廃れてしまいました。
私は名刺は名刺で会社ごとに束ねるくらいのことしかしていません。アドレス帳には付き合いのあった業者の担当者はデータを入れてます。それほど多くないので手入力です。メールアドレスはもちろん、電話・ＦＡＸ・携帯電話・住所が入ってます。
名刺でもデータ化すると個人情報扱いですがどっちみち全社では５０００件以上はあるのでデータ化していなくても、「名刺は施錠できるところに保管すること」は規則で決めています。
お役に立ちましたか？他にもたくさんの ノウハウが共有されています。
質問
お世話になっております。ソイカプチーノです。
急に暑くなってきましたが、皆さま体調にお変わりありませんか？
ちなみにうちの会社では、サーバーが暑さ負け(温度異常エラー)をしつつあります…orz
さて、早速ですが本題です。
社内の営業部隊の人達が所有している大量の名刺の管理ですが、
皆さまどうされてますか？
うちの会社では、営業マンの個人の資産となっている状態で、
会社としては何も管理が出来ていません。
当然、営業マンが部署移動や退職してしまうと、
何かの折に後追いが出来ず、何が何やら判らなくなってしまってます。
（ＳＦＡにて営業日報は入力しているのですが、
そのＳＦＡの画面構成が見辛いものなのです）
そこで、試験的に名刺管理のデジタル化を試みています。
方法としては、名刺をスキャンして画像データとして取り込むと共に、
ＯＣＲ後のデータを人間の手作業で修正する事で、
「名刺の画像データ」と「名刺に記載された情報のテキストデータ」を
どんどん溜め込んで行くというものです。
……なのですが！この方法でも出来ない訳では無いですが、
過去の名刺の一部をデータ化するだけでも一苦労で、
全社的に展開出来るとは到底思えないのです。
また、名刺管理のソリューションを色々探してはいるのですが、
過剰機能で、且つ、その分お値段が高い……という印象です。
そこで皆さまに質問なのですが、
社内の名刺管理のデジタル化・システム化を行っている、
または検討しているという方はいらっしゃいますか？
もしいらっしゃいましたら、是非アドバイス等々いただけると幸いです。
また、導入はしていない、もしくは、導入する予定は無いけれど、
「こんな方法があると思う」というご意見やアドバイスがあれば、
是非ともお聞かせ願いたいと思っています。
それでは毎度お世話になりっぱなしで申し訳無いのですが、
識者の皆さま、どうぞ宜しくお願いいたします。