質問

2012年09月25日 11時19分
  • エクセルの共有以外での入社情報入力作業

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

初投稿します。よろしくお願いします。
現在、エクセルの共有設定を用いて入社情報の入力を約7人で行っています。
しかし、
・ファイルの破損が起きる
・動きが重い
etcの問題があり、他の手段に移行したいです。
何か方法はありますでしょうか?

googledocsは検討しましたがNGがでました。

■入社情報
【氏名】【アカウント名】【パスワード】【配属部署】【PC種類】【各種ログイン情報】等
■入力までのフロー
入社メール(随時新しい情報に更新)
→エクセルに入力[ここが非常に手間]
→エクセルの内容をワードに出力

→印刷して入社情報として本人に配布

よろしくお願いします。

4件の回答があります

回答

どのくらいの方が入社されているのかわかりませんが、
このレベルの入力でExcelファイルの破損が頻繁に起きるのであれば別の原因があるのではないでしょうか?
ファイルサーバのDISKがおかしいとか。。
Excelへの入力は減らせないと思いますよ。
メールから転記する仕組みを自動化するぐらいじゃないですか?
outlookを使っていればODBCからメールの本文を読み出して加工した上でAccessに取り込むぐらいは割と簡単に出来ると思います。

2012年09月30日 08時58分
csp

回答

個人的にはその様なやり方をする場合、裏にDBを構えてしまいますが、
Excelだけとなりますと・・・

私がやるのなら手っ取り早くは、

同一フォーマットのファイルを人別に用意し、(例 file01.xls 〜 file07.xls)
それを集計するExcel ファイルから参照し(1ファイルを1シートに割り当て)
まとめる(sum.xls からfile01.xls 〜 file07.xlsを参照する。)という方法で
致します。もちろんファイルは全て共有ファイルサーバーのフォルダに入れます。

操作をマクロ化してあげれば意外と短時間で組み上がります。マクロ作成時は
「CTRL」 + 「矢印キー」 や「CTRL」+「SHIFT」 + 「矢印キー」を多用します。

1シートに集計しましたらWORDに流し込み、というのはされていそうですね。

2012年10月01日 00時11分

回答

Excel程度にちゃんとした排他制御ができるとも思えないので、せめてAccessくらいは使ったほうがよいかと。
7人が終日入力しているのでしょうか? すごいデータ量ですね
五月雨(さみだれ)入力なら1名の担当にするとか、時間で担当を分けるとか、入力マシンはこれ1台にするとかしてはどうでしょうか
7人が常に入力るのなら個別に入力してバッチ処理で結合するとか..

2012年10月02日 12時52分

回答

添付があるのでコメントを起こしました。
Accessでoutlookの受信トレイを参照する方法です。
テーブルのリンクとして設定します。
後はクエリとして加工用のSQLを書いてください。
本文や件名を参照して文字列を抜き出し、
別テーブルにコピーするなど自由に出来ます。

タスクなどで例えば30分に一回起動するようにしておくと楽です。
すでに登録されたレコードと、かぶらないような工夫も必要ですね。
やり方はいろいろ試してみてください。
Accessでoutlookを扱うときはmdbファイルが肥大化しやすいので、
終了時にmdbの最適化が走るように設定しておくと良いでしょう。

2012年10月18日 23時11分
csp

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