質問
私は以前、勤怠管理のパッケージを作っていました。
システムを作るときの基本的な考え方は労基法です。
パッケージの仕様を考えるときには労基法を見て、自社の勤怠管理者と相談して決めていました。
そのパッケージがあっても、各社に導入する際には各社の勤怠の規定に沿ってカスタマイズしていました。
ひげくまさんの会社には勤怠に関する規定はありませんか?
会社によっては月80時間まで残業代を基本給に含むところもありますし、
ある程度の役職が付いている人には残業が付かないところもあります。
営業手当てがあるから残業は付かないというところもあります。
深夜残業と休日出勤だけは出すところもあります。
上層部と掛け合うのであれば、労働組合や勤怠の担当者と相談されてから
一緒に掛け合ったほうがいいかと思います。
システムを変える元になるのは規定だと思いますので。
まずは、就業規則等で確かめるところから始めないといけないと思いますが。
会社として残業・代休を認めているのか?ということが大前提としてあります。
例えば、残業を一切認めないという会社も少なくはないです。
こうなると、認めていないので管理する必要はないということになります。
また、会社としては社員が残業するときは、
・事前に上司に申告させ、上司の許可を得ること
・又は、上司の指示命令によって行うこと
・許可や命令のない残業は認めない。帰宅させる。
というところがよくあります。
申告書により残業の管理をしていますということが言えると思います。
御社の就業規則および勤務実態がわからないので、このぐらいしか言えません。
こういった話は、勤怠システムだけの話ではなくなるし、注意して話していかないと自分たち(社員)の首を絞めかねないと思います。
残業禁止で残業代も一切払わないといった最悪の事態にならないようにことを進めてくださいね。
変形労働時間制 を取っていると 残業という概念はないかもしれません
また、「勤怠管理システムはいつ出社していつ退社したかだけを記録する」という機能に絞っていて、時間外手当や振休・代休は別システム(人間系)かもしれません
> 今回勤怠管理システムに大きく手を入れる
のが何を目的とするのかわかりませんが、大幅に変えるくらいなら”パッケージソフトに変えてしまう”ほうがいいかもしれませんよ 勤怠や給与計算パッケージソフトは(ERPなんかと比べると)安価なのでおすすめです
かく言うウチも昔は給与計算は完全に内製していましたが、新しいマシンに載せ替える際に「給与奉行(20万円以下)」に変えてしまいました おかげで
・情シスは給与計算に無関係になり「あいつはオレの給料を知っているのじゃないか」という疑惑を避ける事ができた
・上層部のむちゃな依頼(この人だけには特別手当を出せ)を断る口実ができた
・総務の人は給与計算(賞与計算シミュレーション(ボーナス何ヶ月にするかは事前には極秘なので情シスに知られたくない)が情シスに依頼すること無く自分たちだけで行える(日程によっては休日に作業しないといけないときでも情シスが不要)
などメリットがありました その後、勤怠システムも入れましたが奉行シリーズでスムーズにつながってます
お疲れ様です。
お話を聞くに、会社の規定た勤怠の運用にもよりますが、システムの考慮漏れという可能性も十分ありますね。他の方が言われている通り、まずは上司と相談の上、システムに機能不備があるのであれば、個人や情シスだけの問題にせずに、会社の問題として取り扱っていくべきだと思います。
最終的にその部分を改修するもしくは新しいシステムに入れ替えることで対応する必要があるように思います。
内製システムなんてそんなケースが多いですよね。私が以前に勤めていた職場でも勤怠システムが内製でしたがバグが多い代物でした。このパターンは画面は入力項目があるけど正しく計算されないから、入れないでねとか結構オリジナルルールがありました。(結果総務部が手計算でやっていましたね)
他社でも、システム開発の会社で、給与計算システムを自社製に切り替えたという話を社員にしたら、みんな一斉に自分の給与をExcelと電卓で再計算し始めたという半分笑い話を聞いたことがあります。
(システム開発者こそ、システムを信用していないのかもしれませんね)
そういう意味では、パッケージシステムを入れる方が責任転嫁もしやすいので、よいかもしれませんね。
質問
システムをメンテナンスする中でわかったんですが、
内製の勤怠管理システムに残業や代休といった概念が実装されてないです。
一方で遅刻や控除と言ったものはしっかり実装されています。
残業と代休を別で管理している様子もありません。
これって法律的に問題はないんでしょうか?
今回勤怠管理システムに大きく手を入れる予定なので
もし法に適してないなら上層部に掛け合うつもりです。