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質問
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【失敗事例】ワークフローと組織変更
質問
組織名は呼称であって、組織コードでフローが回るものが一般的なワークフローといった認識でしたが、
本件は、組織名のチェックを行う仕組みだったと認識しました。
そこで気になったのですが、
組織名を手入力にするともっと不整合のエラーが出そうですが、そんなことないのでしょうか。
@ナイス笑顔さん
>組織名を手入力にするともっと不整合のエラーが出そうですが、そんなことないのでしょうか。
ご返信、ありがとうございます。
プルダウンのように、一覧から選ぶようになっているので、表記揺れなどは防げるようになっております。
ケースとしていろいろでしょうけれど
ウチの場合
旧組織でのワークフローが回っている間は 旧組織を残しておく です
ナイス笑顔さん の言われるように 内部コードで動くものなら ”組織名が変わっただけ”だったら 名前を変えればいいです
でも組織が分裂、合体したときは ”ワークフロー不全”になることがあり 行き先のないタスクが残ってしまう可能性があります こういう時は ”前の組織を残しておく”ことで 事故を防げます
ウチも昔は「組織変更は経営者の意志だから速やかに変更しなければならない」とか言ってあわててワークフローを変更して 残っているタスクの行き場がなくなってしまったことがありました こういう妙な忠誠心を持った奴は情シスには不向きですね 経営者がなんと言おうとシステムを守る方法を選ぶ者が情シスになっているべきと思います
お役に立ちましたか？他にもたくさんの ノウハウが共有されています。
質問
事例共有です。
新年が明けまして、弊社では部署名が新しくなりました。
「影響なし」と結論を出し、変更したのですが…
その際の考慮漏れ、再発防止策についてシェアします。
■環境
・サービス名：BPM Suite（http://www.questetra.com/ja/）
※異なる帳票間でのデータ連携や、自動起票などができるのですが、
今回はその機能利用時にエラーが発生しました
■実施事項
・組織名称の変更
■現象
・『出張稟議』から『経費精算』へのデータ送信時にエラー
・『経費精算』にデータが送られていないため、起票されない
→ ユーザは待てど暮らせど精算が始められない…
■エラー内容
・『出張稟議』起票時は旧組織名、承認時に新組織名に変更を適用たので、
【存在しない組織名（旧組織）】のデータ送信を試みたとみなされ、エラーとなった。
例）『営業部』で稟議起票 → システム側で『セールス部』に変更
→ 稟議承認され、データ送信 → 『営業部』は存在しないため送信エラー
■対策案
①組織名を入力させない
→ NG：帳票上に組織名は必要と判断
②組織変更のタイミングで申請NGを事前にアナウンスする
→ NG：当然、これで根本解決になるわけではない
③組織名のデータ引き渡しを行わない
→ 採用：常にユーザが手動で入力をするように変更する
■反省
・会社の変更に応じ、システムのどの部分を変更すれなよいかをドキュメント化しておく！
→ 今回、影響が小さいことは分かりましたが、どうなるかはやってみなきゃ分からない状態でした(;)
・変更のボリュームや頻度を想定し、影響の小さいフロー設計を行うべき！
→ 多少、ユーザ側に運用面で負担していただくことも必要ですね(>_<)
・ミスは起きるもの、起きてからの対応の早さが信頼につながる！
→ レスの速さと、正直にミスを認めること、が大事ですね～（対象が2名で、更にユーザさんの優しさに救われましたが…）
■ひとり言
いつかはAIさんが、申請からすべてをやってくれる日を信じて…