質問

2014年06月20日 11時39分
  • 台帳の管理について

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

私の会社ではIPアドレスを管理する台帳、PCの購入などを管理する台帳、資産管理台帳、メールアドレスの管理台帳、保守管理台帳などとにかく台帳が多く存在します(すべてエクセルで作成しています)。

ここでご相談なのですが、とにかく台帳が多いため、記入忘れや記入漏れが多く台帳の情報の正確性が疑われる個所も散見します。

皆様はどのように台帳を管理されておりますでしょうか?
また、私の会社のように台帳の記入忘れや記入漏れの対策として何をされているでしょうか?

5件の回答があります

回答

ウチもそんな感じです  台帳はExcelで作成しています
・IT機器の一覧表
  ネットに繋がないものも記載
  ソフトウェアも記載ただし、これはやめようという方向にある
・ネットワークに接続されるものの一覧
  IPアドレス(固定方式)はここで管理
  メールアドレスもこの中で管理
年に1回、フリーソフトでPC情報(メーカ、機種、CPU、HDD、ソフト、...)を収集して照合しています。

資産管理ソフトの売り込みもありましたが、採用しませんでした。理由は
・ネットに繋がっていないとデータを収集できない
・結局は表は人間が管理しないと照合もできないし、精度も落ちる
・IT機器管理に金を掛けたくない
です。

記入忘れや記入漏れが多く台帳の情報の正確性が疑われる個所
どうしてもそういう問題はおきますね。 対策としては
・空欄を作らない  空欄は”忘れ”と”該当しない”の区別が付かないためかならず何かを記入する ユーザが出してくる申請書も空欄はダメ(「後から連絡します」も禁止)
・Excelの表をデータベースに見立てて、それぞれの表にユニーク(単一性)なキーをつけてリンクする。(おなじ情報は2度書かない(#) IPアドレスの表でPC機種情報は”IT機器の一覧表”を参照するようにVlookupを使う)
かな

2014年06月20日 12時15分

回答

お疲れ様です。

弊社でもISOの関連から台帳だらけで、なにをやった時にどの台帳に記載(申請)が必要かというのは、覚えるのに一苦労です。

記載漏れ等は単純に、担当が定期的なチェックを行ってはいますが、当然漏れがあるようで、ISOの審査前等にチェック漏れが出てくることも時々あるようです。

ワークフローシステムから台帳に落とすという仕組みのソフトが世の中にあまりないため、決裁(決裁システムは決裁されたことを管理)と台帳管理(台帳データーの管理)という形で分離されているケースが多いですね。

このような問題は結構普通にいろいろなお客様で50人以上の規模になってくると顕在化してくる課題のようです。

SIerの立場からですと、スクラッチでアプリを構築するのもありですが、まずは台帳の分析や管理の煩雑性をなくすために、ジャストシステムのUnitBaseのような、Web型のカードDBの導入をお勧めしております。

2014年06月23日 08時30分

回答

社内IT資産管理のキーを何にするか、これを決めないと台帳が増える一方です。
また、端末運用ルールはどうされていますか?メール閲覧は固定PC制ですかそれともフリー制ですか?
一度、その辺りから見直される事を提案します。

また、Excelベースの管理も手軽ではありますが避けた方が良いでしょう。
Accessで良いですからD/Bを使った方が台帳管理がラクになります。
フリーソフトにもAccessベースの管理ソフトがあり意外と使えます。

悲しい事にウチの社のIT部門はD/B使いこなせなくてExcelで管理して苦労してますけどね(笑)

2014年06月23日 22時24分

回答

コメント(3)様 にお願いですが

フリーソフトにもAccessベースの管理ソフトがあり意外と使えます。

なにか ご紹介いただけないでしょうか

よろしくお願いいたします

2014年07月25日 09時38分

回答

コメント(3)様

「パソコン管理台帳 for Access(フリー版)」がフリーにしては
そこそこ使えます。

2014年08月16日 09時34分

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