PC管理台帳の更新方法について 【解決済み】

回答

r-workさん

みなさん同じようなのでなぜか安心しております。(それではだめですが。。。)

こちらはDHCPのため、r-workさんのような技は利用できず・・・涙

2016年12月02日 10時48分

回答

逆にお聞きしたいのですが　「PC交換の都度、必ず台帳を更新する」　が守れない理由はなんですか？
「人手が足りない」というのは無しでお願いします。

どんな仕事でもそうですが、”やるべきことができない”のならばうまく行くわけがありませんね
職人技や高度な知識を必要とするならともかく、「必ず台帳を更新する」ができないわけはありませんから、実際にできていないなら、その理由があるはず。　　さて、何でしょうか？

2016年12月02日 13時18分

回答

ドメイン環境下であれば、使用者とホスト名の紐付は出来ますが、普段電源の入っていない在庫PCについては無理ですよね。また、キオスク端末だけども常時電源ONではなく、必要な時だけONという端末も漏れてしまいます。
PC本体にICタグでも貼り付けて読み取れば楽々管理でしょうけど、↓これが難しいですよね。

※ここでは資産管理ツールは利用しない前提です。
※「PC交換の都度、必ず台帳を更新する」等の解決策は無しでお願いします。

予算の関係でしょうか。

2016年12月02日 14時26分

なみへい

回答

desatoさん

更新漏れによる一番の原因は瞬間的に集中する業務ですね。
(PC準備、利用者連絡、データ移行、ヘルプデスク、ベンダー対応、打合せ)等。
「人」を優先してしまうため、どうしても後回しになってしまうことがあります。
※一度に問い合わせが3件以上重なる場合が最も漏れやすく、焦りによるとことが多いかとは思いますが。

また、今回のdesatoさんの質問ですが、やり取りをさせていただくメリットが感じられません。
ゼロベースでの考えや当たり前のことを当たり前にやるという「誰が聞いてもわかるようなアドバイス」や
「気の持ちようでどうにかなる」ようなものほど、私の職場で活かせることは少ないです。
極端な例ですが、「なんで1+1は2って教えてるのにわからないの？」って質問されているのと同水準の内容に感じます。

今回は回答させていただきましたが、このような質問に対しては次回以降、返答は控えさせていただきます。
せっかくこういう場を設けられる仕組みがありますので、お互いにメリットのある情報を提供していきましょう。

2016年12月02日 14時51分

回答

わたしの職場では月一で必ず棚卸があり、そこで在庫のずれなどがあった場合必ずその月のうちに記載漏れや記載ミスを直すようにしていました。
何人が記録しても、ダブルチェックしても、やはりミスや抜け漏れはあります。
ですが日時が経たないうちに直せれば大きな問題にはなりにくいかと！
いかがでしょうか？

2016年12月02日 15時20分

ぞー

回答

こんにちは、横やりで申し訳ありません。
desatoさんは、運用課題から解決するために、根本原因を知りたかったのではないでしょうか？
表面的な問題が解決できない場合、5Wで根本から解決していく、ということをされたいのかなと解釈しました。

本題に関してですが、以下の情報を頂けますか？
・故障都度割り当てが発生するとのことですが、新規割り当て時には
　セットアップ等で情シスを通る事はないのでしょうか？

・アルバイトの方に徹底を求める事は難しいと思います。
　アルバイト管理者の社員が管理するのは難しいですか？
・初期セットアップで必ず情シスを通るのであれば、起動スクリプトの設定をしておいて
　ログオン時にログインIDと必要な端末情報をメールで送付させるのはどうですか？
・あるいは、情シスを通らないのであれば、起動スクリプトを設定するexeファイル等を
　セットアップマニュアルに入れておく等はいかがでしょうか？

2016年12月02日 16時02分

ばっつん

回答

Windows限定でネットワークにつながってるんですかね？。

だったら山ほど手はあると思うんですがね。

2016年12月02日 17時20分

sk.net

回答

なみへいさん

そうなんですよね。
普段電源の入っていないPCについては追うことが出来なくなってしまう
懸念もありますし、ドメインに参加させていないPCもあるので悩みどころです。
「PC本体にICタグでも貼り付ける」この発想はありませんでした！

＞予算の関係でしょうか。
はい、できるだけ利用しない方針で検討したいです。

2016年12月02日 19時34分

回答

ぞーさん

なるほど、月1回で棚卸は安心感がありますね。
わたしの職場でも効果がありそうな内容です！

＞何人が記録しても、ダブルチェックしても、やはりミスや抜け漏れはあります。
はい、そのリスクをいかに0に近づけられるか、また、いかに工数をかけずに
「管理し続けることができるか」というところを突き詰めていきたいですね。

2016年12月02日 19時37分

回答

sk.netさん

MACもありますが、MACはドメイン参加をおこなっておりません。

2016年12月02日 20時25分

回答

ばっつんさん

はい、私もdesatoさんの考えや根本原因を解決した方が良いという気持ちは
伝わっていますよ。
ただ、それは今回スレッドとして質問している内容ではないですよね？
※あくまですぐに知りたいのは「PC管理台帳の更新方法について」です。

以下回答させていただきます。
・故障都度割り当てが発生するとのことですが、新規割り当て時には
　セットアップ等で情シスを通る事はないのでしょうか？
→情シスとおります。

・アルバイトの方に徹底を求める事は難しいと思います。
　アルバイト管理者の社員が管理するのは難しいですか？
→難しいです。

・初期セットアップで必ず情シスを通るのであれば、
起動スクリプトの設定をしておいてログオン時にログインIDと必要な端末情報を
メールで送付させるのはどうですか？
→この方法とても良さそうです！！！

2016年12月02日 20時30分

回答

＞やり取りをさせていただくメリットが感じられません。
ふーん　やっぱりわかってないんだね。

私は情シスだけでなく監査やＪ－ＳＯＸも手掛けてきました。監査で相手職場に行って「なぜこの業務ができていないのか」というと「いやー　忙しいから」というのです。

そう、今回の”台帳の更新漏れがある”の”一番の原因は瞬間的に集中する業務ですね”という回答で初めて初期原因がわかりました
でも”瞬間的に集中する業務です”といってそれで「そうですね　じゃあ仕方がないか」では解決になりません　解決するには「台帳の更新ができていないことをちゃんと覚えておく仕組み」ができていないといけません
ウチの例でお話します　ネットワークやパソコンやメールなどの変更・変更希望はすべて申請書で申請を出します　書類はチェックシートを兼ねており”データを更新したか　設定作業は終わったか”がわかるようになっています
ウチでも大規模な組織変更・人事異動があると申請書が数十枚～二百枚が出ます　それ以外にＡＤのメンテもあるので作業量は膨大になりますが、当然、ＰＣの更新や設定は真っ先に行うので台帳の更新は後回しです。
しかし台帳の更新の忘れはありません　なぜなら、台帳の更新を含むすべての作業が完了しないとその申請書は処理積みにしないからです

どうでしょう。これが解決策になりませんか？
申請書がなくて口頭で受けているなら、申請書を作ってはどうでしょう
申請書はあるがＰＣの設定だけで（台帳更新をせずに）返却しているのなら”全部の作業が終わるまで返却しない”にしてはどうでしょう
　　
＃ウチではパートタイマーやアルバイトの分も申請書が来ますから普通の社員と同じ扱いです
＃ここでいう申請書など書類は紙だけでなくワークフローも含みます
＃ウチも資産管理ツールは使っていません　管理台帳はすべて手作業で更新です

2016年12月03日 17時30分

参考になった 1

回答

訂正です　　　は処理積みにしない　＝＞　は処理済にしない

私は経験上、ほとんどの”業務上の問題”は解決できると思っています。
”業務上の問題”の９割くらいは”当事者が問題の原因を正しくつかんでいない”ことによります。　今回の例では「当たり前のことを当たり前にやるという」ことが”できていない”のが問題なのですが、往々にして「システムを入れないと解決しないのだが予算がないのでシステムが入れれない」みたいなことを言って解決できないのです。
しかし、ほとんどは仕事のやり方をちょっと変えるとか前後の職場の関係を見直すとかで解決できます。
残りの１割は、本当に”システム絡み”か”理不尽な要求を上司や経営者が要求している”というケースです。

もちろんジョーカーさんの仕事を実際に見ているわけではないので、ここに明らかになっていない別の理由があるなら話は違ってきます。

2016年12月04日 01時08分

回答

desatoさん

アドバイスいただきありがとうございます。
まず、今回のdesatoさんの事例を共有いただけたことはとても有難いです。
他の方々の意見を踏まえても、システムで工夫する、既存フローを少し修正する、
ことで漏れをなくせるという意見があることがわかりました。

私の会社は今まさにフローや仕組み作り&見直しをおこなっているところです。
各社の状況や社風によって優先すべきことは当然かわるかとおもいますが、
現状のベスト(ここでは急ぎ台帳の更新を限りなく100％に近い状況にしたい)を実現
するために「どのような手法があるのか？」と言ったところが最も知りたいところでした。

その中で、desatoさんの申請書にチェック項目を設けるというのは
私の中にはなかった考え方であったことと、少しの工夫ですぐに導入することが
できる内容であったため、とても参考になりました。

まだまだ私もいろいろなことを勉強していかないといけない立場ではありますが、
考え方はdesatoさん同様「ほとんどの”業務上の問題”は解決できる」と考えています。
むしろ、解決するために何をするべきか？どうやったら解決できるか？
この瞬間において最善の一手は何か？を考え続けることが重要であると感じます。

最初の方で多少喧嘩ごしのコメントを記載してしまいましたが、私の質問に対して
誠心誠意対応していただけていることには感謝しております。

2016年12月05日 08時37分

回答

今回のdesatoさんの質問ですが、やり取りをさせていただくメリットが感じられません。
ゼロベースでの考えや当たり前のことを当たり前にやるという「誰が聞いてもわかるようなアドバイス」や
「気の持ちようでどうにかなる」ようなものほど、私の職場で活かせることは少ないです。

ちょうど同じようなことを先ほどウチの営業部とやりあってきました。

営：「当たり前の事ができれば苦労しないさ。出来ないから相談してるんじゃないか」

私：「ですから、できない理由があるはずで、それを突き止めましょうと言ってるのです」

営：「理由なんてなぁ、サボっているにきまってるじゃないか　わかりきったことを言うんじゃないよ」

私：「サボっているのと、手一杯で出来ないのとは違いますよ。　さっき、あなたは「出来ないから相談してるんじゃないか」と言われたでしょ。　「出来ない」というのはやる気はあるけど何らかの理由でやり切れないということですよね。」

営：「サボっているんだから。　もういいわ　オレがみんなに怒鳴ってくるからそれで解決するさ」

私：「それでは解決しないですよ　みんなが反発してもっと事態がわるくなるかもしれません」

営：「じゃぁどうすればいいんだ」

私：「みなさんに事情を聴いてきますよ　なにかわかるかもしれません」

営：「わかった　やってくれ　もう、まかせた」

ということで事情をみんなに聞いてみることにしました。

それにしても「相談がある」と言って来ながら、「サボっているんだから」と結論づける乱暴さにはあきれました。

2017年08月18日 16時31分