質問

2016年10月28日 09時57分
  • 営業が使うヨミ表Excelよくぶっ壊れる問題

質問

営業が使う予実管理の所謂「ヨミ表」なのですが、今まで見てきた中では、Excelブックを多人数で「ブック共有」して使っている会社が多かったです。そうすると頻繁にファイルが壊れたり、排他制御が上手く行かなかったりして、情シスに問い合わせが来るんですね。でも、問い合わせが来ても、「ファイル壊れちゃってると思って下さい。新しいファイルに移行して下さい」しか言えないんです。
営業のヨミ表の数字は組織改編やKPI変更のため、柔軟にカラムや行が増えていくほうが良いらしいので、ユーザに任せるならExcelしかないかなと半ば諦めています。自分だったらZohoCreatorやKintoneで作って使わせてみたいのですが。

底でお聞かせ下さい。
皆さんの会社の営業部門は、数字の予実管理に使う所謂「ヨミ表」などはExcelブックですか?社内システム・Googleドライブスプレッドシート・Excelオンライン・それともKintoneですか?

2016年10月28日 09時57分

12件の回答があります

回答

皆さん沢山のコメントをありがとうございます!!
Googleドライブスプレッドシートを提案してみようかと思います。
また、うちはOffice365でSharePointを使ってないのですが、限定的に使わせてみたりとか検討してみようと思います。

※ところで、「予算管理がExcelの世界」なのって、うちだけじゃなかったんだということに衝撃

2016年11月02日 11時23分

回答

Excel共有もGoogleスプレッドシートでの管理もどちらも経験しましたが、複数人で同時にいじるなら断然Googleですね。
誰が何をどう変更したか自動で履歴とってくれますし、バージョン戻すのも簡単です。
Excelの共有はなんだかんだ壊れたりしてサポートで大変な思いをしました。

2016年11月02日 11時16分

回答

ウチは今システム化されてますが、それ以前はGoogleスプレッドシートでヨミ管理してました。

Excelのブックの共有機能ですが、便利さと弊害がどっこいどっこいなので、
ちゃんと弊害を分かってそれを避ける運用が求められます。
一応あるけど使いやすいと言えない機能の代表格ですよね。

2016年10月31日 23時54分

回答

> 実績の報告は誰かがまとめて大入力してるんですかね。
システムになっているので実績は入力しなくても売上実績を自動的に引っ張ってきます
ヨミ管理(ウチでは受注活動表と呼んでいますが)は
・確定していなくても取れそうな話なら受注入力して、ただし確定度合を10%というように低い値にする
・確定度合が増したら(案件が取れそうになったら)確定度合を50%、70%というように高くしてゆく
・確定したら[確定]というボタンを押すと、在庫や生産計画から出荷予定が算出される
   在庫なら即出荷が可能 でも「一式まとめて出荷」したければ、在庫を確保(ほかの人に取られることはない)しておき、そろうまで待つ
・出荷できるようになったら[出荷指示]を出す(実際にはこの作業は営業管理部門が指示をすることが多いが、営業マンでもできる 出荷先と売上先が違う場合や、一部だけ先に営業所に送付してセッティングしてからお客に送付するとか、営業所に一式送付してセッティングを確認してからお客のところに持参して渡す など いろいろなパターンに出荷指示が対応できる)
・出荷完了になったら売上計上ができる 営業マンが売上をつける (すぐにつけずに翌月回しも可能 ただし営業管理から「なぜですか」と問い合わせが来る  出荷せずに売上は不可(空売り防止))
・売上たら 売上実績になる
受注情報は不確定でも出荷状態でも、だれでも見ることができるので「悪いけどあの製品の5台はオレに先に回してくれないかな」という交渉も可能

予実管理は完全にExcelの世界  実績はシステムからCSVで出してそれをマージする 金額でしかとらえてないので「勝った負けたと騒いでいる」だけ (水前寺清子さんに「後の態度が大事だよ」と喝を入れてもらいたい)

2016年10月31日 10時56分

回答

Excelのファイル共有は多くても10人が限度かなと見てます。
スプレッドシートはひと昔前とはまるで違います。
私は最近画像やグラフ以外はほぼ全てGoogleスプレッドシート使ってます。

OfficeOnlineはしっかり使ったことがないですが、どうなんですかね?

営業のヨミ管理や進捗管理などを行うなら、
SalesForce、働くDB、Kintoneあたりをカスタマイズして作っちゃうのが手っ取り早いです。もちろん追加投資になりますが。

2016年10月31日 09時35分

回答

Excelですね。いい加減にしろと毎日おもってます◀

2016年10月29日 20時58分

回答

前職の話ですが、ヨミ表のマスターはマネジャーがマージ。担当は別ファイルを更新してました。

2016年10月28日 21時36分

回答

ウチでは ヨミ表はシステム化しています
とれるかとれないかわからないものまで受注入力させることで先の方の部品手配に役立たせます
ウチの部品は
 ・リードタイムの長いもの
 ・加工会社を渡りあるくもの
 ・歩留りが読み切れない(時には大量に不良が出る)
ものが多いので うーんと先(6か月くらい)まで生産計画が必要です
といってもそんなに先の予定があるわけでもないので 
 ・ないよりましの不確定な受注見込み
 ・それもなければ過去の実績の平均値
を使って 生産計画 を作ります

ということで ヨミ表 も必要なので システムに取り込んじゃってます
むしろ 予算実行管理 のほうが手作業に近いですね (私に言わせると 予実管理 なんて怒るための材料のような気がしてなりません)
  

2016年10月28日 13時35分

回答

desatoさんコメント有難うございます。
>営業マン全員に公開して更新させたら 予算数までいじってごまかしそう
たしかに・・・笑
実績の報告は誰かがまとめて大入力してるんですかね。

2016年10月28日 13時33分

回答

ウチの場合はEXCELでデータを共有する(同時に更新をかける)ことはまずありません
更新する人はほぼ一人と決まっています

営業マン全員に公開して更新させたら 予算数までいじってごまかしそう です

2016年10月28日 12時00分

回答

BBさん
コメント有難うございます。
Googleドライブスプレッドシートは元々共有目的ですものね。Excelよりは壊れにくいという感想、参考にさせていただきます!

2016年10月28日 10時37分

回答

googleスプレッドシート使ってます。
壊れるってことはなくなりましたね。
細かい部分でExcelとは仕様が異なるので
操作面で使い慣れたExcelの方がよかったという意見は聞きます。
ただ、壊れないのでまだましかなと。

2016年10月28日 10時31分

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