プリントコストの低減は必須かつ永遠のテーマですね。モノクロプリントのコスト自体は下がってきたと思ったら、カラーの出現で劇的にアップしてしまい、困ってしまいます。

さて、当社の場合、５年に一度の複合機のリースアップを機会に新機種に入れ替えますが、必ず相見積もりします。もちろん印刷枚数を加味してのシミュレーションを行いますが、これが結構複雑で、各社の条件を合わせるのが難しい場合が有りました。Ａ社はトナーが年間５本までメンテに含まれてそれ以降は有償、Ｂ社は全部トナー無償、Ｃ社はトナー全部有償など、さまざまでした。そこでこの場合は仕方がないので、５年間使ったらどうなるかをシミュレーションさせました。今はデジタル化で保守料金が安くなってきているのが既存機との比較で安くなる一つの要素ですね。

具体的なプリントコストの削減は、カラープリントの枚数にかかります。そこで、当社はカラーの枚数制限をしています。部署毎のＩＤとパスワード管理をしていて、パソコンからの印刷命令も、複合機上での作業でも、ＩＤ入力を強制しています。（しなければ複合機が動かない）

そして通常はカラーが刷れないモノクロ印刷専用ＩＤを使うように指導しています。これは制限枚数無しです。カラー印刷の場合はカラー用ＩＤを使わせますが、これに部署毎に印刷枚数制限をかけていて、これを超える場合は物理的に印刷できず、管理部長へ申請して設定変更してもらう必要があります。その結果、管理部長に口をきくのが嫌なのでしょうか、制限枚数超過申請は数部署を合わせても年に２，３回です。これで独立採算のための部署別枚数管理とカラー制限を実現というわけです。

メーカーによっては、フルカラーでない一部カラーの印刷はモノクロ料金になるようですので、それを活用することもメリットがあるかも知れませんね。

良い結果になればいいですね。

うちでやっている複合機費用削減に対する対策は、

→啓蒙活動の強化

●カラー印刷は管理職以上
　　　∟その他必要な人は申請書を提出

●社内資料が無駄にカラーで出されている場合は、
「無駄」って影響力のある人に協力してもらい、その場で言ってもらう

私的にはこれをやったほうがいいと思うのが、
○前月かかったプリンター費用をプリンターに貼り出す
○推移をグラフ化したものを、貼り出す

→仕組み

●ファイルサーバーの強化

でしょうか。

40万はしかしすごいですね。

みなさんやはり、複合機ではお悩みのようですね…。

ID・passを持たせるというのも一つの手ですね。
あとは、社員証にフェリカカードを使用している場合は、それをかざさないと印刷物が出ないような機能もあるので、結果的にミスプリや、不要な印刷物が減らせる効果があるものもあります。ただ、少しですが初期費用がかかりますので、メーカー・販売店に相談し比較したほうがいいですね。

そこで、当社で実践している方法を紹介します。
パソコンにプリンタドライバーを2つ入れます。
１つは、モノクロ設定に、もう一つはカラー設定にします。
そして、モノクロのほうを「通常使うプリンタ」に設定しておきます。
すると、ユーザーが何の気なしに印刷ボタンを押すと、モノクロででます。
カラーで印刷したいときだけ、プリンタを選ぶようになるので、どちらでもいいものは、わざわざ、カラーを選ぶのが手間なので、そのままモノクロで出してしまうという具合です。なので、ユーザー側の負担も減ります。
そして、使用説明の時に、必ずモノクロ○円・カラー○円と周知します。
そうすればコスト意識も付いて、安易にカラーを使うことがなくなります。

カラー導入と同時に行ったので、効果がどれほど出てるかは分かりませんが、モノクロ3,000枚取る事務所で、カラーが50枚程度なので、（業種業態によって頻度が違うので、一概には言えませんが…）不要なカラープリントは少ないと思います。

あと費用的な部分で見逃せないのが初期費用。
結局5年リースにすると月々かかってくるので、1か月の使用枚数×単価＋リース月額で考えたほうがいいと思いますよ。0.1円単価が違っても1000枚で100円です。販売店によって、月額リース料金が数千円違う場合もあります。

ただ、各社色々な方法で出していますので、比較はとても難しいのは事実です。ご健闘お祈りします！

あと、メーカーですが、個人的にはリコーかゼロックスがいいと思います。
画質的にはゼロックスがNo1だと思います（個人的にですが）
京セラミタも決して悪くないですよ。ミタも老舗です。
ちなみに、あくまで個人的な意見ですが、私はアンチキャノンなので、キャノンという選択肢はないです^;

長文失礼しました。

うちではリコーを使っていますが、
このリコーで良いのは、２色（たとえば黒と青、黒と赤など）がモノクロ料金と同じというところです。
本機側では２色の組み合わせがパネルから多くえらべますが、
パソコンのプリンタ設定では、４色のなかから２色の組み合わせとなります。
簡単なエクセルのシートなら２色でよいので、これで重宝してます。
パソコンの側ではデフォルトで、モノクロにしておきます。
CANONやゼロックス、京セラはこのようなことが出来なさそうなので
当分リコーです。
ご質問者の会社は、カラーが飛びぬけて多いので、営業用のチラシに多く用いられているのでしょうか、なら、カラー単価を安くするしかありませんが、
京セラさんは、メンテの合理(省力)化で、カウンタ料を安くされているのではないでしょうか。条件次第ですかね。

こんばんは、弊社もリコーの複合機３台使ってますので情報を
お伝えします。（社内購入窓口の担当者です）

リコーには＠Remoteという機能があります。
これは何かというとコピー内部にある機能でネットワーク経由で
リコーの管理するサーバーに細かな情報を送信し故障情報やトナーの残量を
見てトナー自動配送してくれたり、添付したEXCELデータのような
とても細かなレポートを作成する機能が無料で利用出来ます。

色別のカウンター集計や、両面・集約印刷・ＦＡＸ・スキャナー
コピーとプリンター別のカウントも月別に推移して自動集計してくれます
初めて見たときは感動しました。
これを使って社内に呼びかけたり、利用頻度を見たり分析できるのが
よいかなと思っています。

あとカウンター料金も、枚数が多い場合や競合他社があると結構単価が
下がると思いますので交渉の価値はあると思いますよ。
当社も他社（京セラミタ）と比較検討しリコーに決定しました。

他の方も書いてみえますが当社も２色プリントで単票請求書印刷に
利用しています。（綺麗な仕上がりに満足）

ドライバーもあて先IPアドレスを設定したインストールパッケージを
簡単に作成できるので、ユーザーに展開インストールするのがとても
簡単に出来ます。

あとは、ＰＣ・ユーザー別に枚数を集計するソフトも有料ですがあります
ので徹底的に管理するならそれもいいかと。

前の会社では利用しており、個人別に集計されグループウェア掲示板に
掲示され抑制効果あったと思います。

参考に！