[質問] 少数社内SEでのノウハウ、ドキュメント管理について

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少数社内SEでのノウハウ、ドキュメント管理について

質問

社内にSEが少ない会社で、例えばインシデント管理、マニュアル、仕様書、企画書、インストールメディアといったようなドキュメントはどのように管理していますか？

少人数だからそんなものExcelやファイルサーバをメンバーと相談しながら使えよ！って言われてしまいそうでお恥ずかしいのですが・・・

少人数がゆえに忙しかったり総務の仕事も兼務していたりなどでインシデントは場当たり対応、システム構築時のドキュメントはマニュアルを見ながらやるだけで作れていないなど問題があります。自分自身ドキュメント作成時におけるキャプチャ取得などめんどくさがってしまいできていなくて反省なのですが(´；ω；`)

極端な話いつ自分が死んでもいいくらいに準備するのが理想ですが、なかなかできていません。こういったことを楽にするために工夫をされている方とかいますか？

2016年10月30日 13時33分

中殿筋

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9件の回答があります

回答

マニュアルを見ながら作業が行えるのであれば、パラメータシートを作成するだけで、次の人は再構築可能です。私は、キャプチャを取ってマニュアル作っても次使うか分からないのであれば、その工数は無駄といった認識をしています。納品物としてお金をもらうSIerさんであれば、作成が必要かもしれませんが。。。私は情シス。取り急ぎ、キレイな図書はいらない。

2016年10月30日 18時02分

ナイス笑顔

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＞いつ自分が死んでもいいくらいに準備する
わたしはまさにそれを目指していました　「新しい業務を作ったらマニュアルを作るまでが仕事だぞ」と言っていました　でも私の後任者は全然、マニュアルを作らないので心配です
マニュアルを作るのは自分のためでもあります　1年に1回しかやらない処理もありますが、これをマニュアルなしでは記憶頼りになってしまい余計な時間もかかります　

＞ドキュメント作成時におけるキャプチャ取得
私はWinshotを使っています　ExcelやWordに絵を貼るのに便利です

2016年10月30日 18時52分

desato

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私もwinshot使ってます。次使うかわからないからマニュアルを作成しないというのは、危ないかなと。次の担当者が知識がある人が入ることが前提ならOKだと思います。
自分も大半はそのプロジェクトの関連フォルダに簡易マニュアル形式でテキストかexcelを放り込んでおきます。簡単なものなら10分くらいでできますし。
属人化がやばいのでせめてもの抵抗です。

2016年10月30日 19時35分

alpaca

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回答

画像入りのマニュアルは作りたくない派です。
ただ、テキストでは必ず残してます。
よくやる作業はテキストですね。
情シス担当以外の人が見るのであれば画像付きで作りますが、
情シス担当者ならテキストで十分。

あと、例えばソフトのバージョンアップ手順とか
インストール方法とかはメーカーがサイト上で手順を公開していたり
WEB上で拾えるのでそこのURLを参考として残りしたり、
HTMLを保存したりしてますね。

2016年10月30日 20時36分

orzzz

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予算とスキルにもよりますが、とりあえずGoogleドライブ＆Googleスプレッドシートがいいと思いますよ。
人数がいない状態ではサーバ管理に人手を割くのも厳しそうですし。

2016年10月31日 15時36分

shinji

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回答

少数社内SEでのノウハウということなので　私のやっていた方法を述べます
・マニュアル文書は形式は問わない　　ただし、あるフォルダを決めて”そこにあるものは正式なマニュアルとする”にしていました　極端なものでは　メモ紙に走り書きしたものが数枚　をスキャナでＡ４のPDFにしてファイル名を規定のつけ方につけたもの　でもOKにしていました　一応、規定の書式は有りますがそれでなくてもＯＫとしていました　テキストファイルに手順を羅列したものでもＯＫ　Excelで枠を作って画像を貼って矢印つけての豪華版ももちろんOK　　最初は情シス員の持っていたメモ書き程度の手順書をこれですべて”正式な手順書”として定めました
・ファイル名のつけ方には規則を設けた　　　マニュアルを探すときに便利なようにファイル名には”業務名、作業名、手順番号（複数あるとき）、名称”といったように決めました　業務名と作業名はExcelで一覧表（マスターですね）を作って「これ以外の名はつけちゃダメ　追加したいときは全員で相談してつける」としました
・古くなったマニュアルは「古いマニュアル」フォルダに移動　　ファイルは消すと「あっ　昔のやつが見たい」になるので消さない　作業が復活したら正規のフォルダに戻す
・マニュアルの更新は即座に行う　　「変更履歴」をキチンと書いていると面倒なので省略　ただし注意書きに「yyyymmddからXXからOOに変更した」というように極力記入する　PDFでも PDF-exchanger（フリーソフト）で書き込みします
・紙に印刷して使ってよい　ただし紙に注意書きをしたら　ファイルのほうも書き込んでおく　
　　「紙の節約のためにマユアル印刷禁止」というところもあるようですが、ウチでは”どんどん印刷、どんどん消費、どんどん回収”です　紙なんて安いものなので印刷して作業効率が上がるならどんどん紙を使え　です　その代り”いらなくなったらくしゃくしゃポイ”はダメで、裏が白なら裏紙利用、両面使ったら古紙回収へ出す　としてます

2016年11月01日 09時32分

desato

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どなたか知りたければ盗め！という職人さんはいませんかねー？

私はとりあえず残します。
NASにCMDBというフォルダを作って管理してました。

資料のレベルも相手に合わせなきゃわからんといわれるので基本はOJTです。
基本のマニュアルがあってそれを自分にあわせて作ってねというスタンスです。
もちろん自分は基本のマニュアルでわかるので私が死ぬかぶち切れて辞める以外はうまく回ります。

でも実際は居なくなってもそれなりにまわるんですよねー

2016年11月01日 12時37分

ラムチョップ

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回答

皆さんいろいろと回答ありがとうございます。
大変参考になります。それぞれで工夫されていますね！

たぶん自分がいなくても回るはずですが、それでも性分として少しでもきちんとしてはおきたいんですよね(;^{_^A}

今個人的に考えているのはKintoneとかを使ってベタ張りしていけたらいいのかなとも思っています。

2016年11月05日 10時58分

中殿筋

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＞知りたければ盗め！という職人さんはいませんかね
手先の作業ではないので　"見て盗め"　は通用しないでしょうが、日ごろの勉強と経験（何にでも首を突っ込む）という態度は大切かと思います

”勉強"は書籍を読むとか、展示会に出かけるとかで「知識を増やす」事です
”経験”はトラブルの際に自分で（ググって）調べて解決したとか、先輩がやっているキッティングを手伝って方法を覚えるとかです
私はトラブル解決や、ユーザから質問が来て自分が調べて回答したこと、はFAQとして蓄積しています。それは公開してユーザに見てもらうことももちろんですが、自分としても同じトラブルや質問が来た時に”前回はどのように対応したか”の覚えにもなっています。

対照的なのが私の後任で情シス長になった者はマニュアルを作らないし、見ようともしません
「あるある」に書いた気がしますが　そいつはLANが切れてユーザから苦情が来ているのに放置して事態を悪化させました　LAN異常時のマニュアルでは①xxxを見る　②ooooをやってみる　③HUBのログを見る　④xxx．．．　となっていて③で原因が分かったはずなのですがそれをやりませんでした

2016年11月07日 10時09分

desato

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