ウチはファイルサーバに保管します　部署ごとにフォルダを設けて、アクセス制限を付けています
それとは別に文書管理サーバを用意しています　といっても以前はちゃんとした文書管理ソフトがあったのですが古くなって撤去予定で、そのかわりにただのファイルサーバに置き換える予定です。こちらは「公開する」が目的です

容量については潤沢に用意するべし　と思っています　ストレージは常に拡張できるシステムを考えて、「容量がいっぱいだからファイルを消せ」と言わないようにしたいと思っています　

ライフサイクルの有るデータは、終了したときにアーカイブフォルダに移動して読み取り専用にして、移動後、3年たったら 削除という運用です。ただケースバイケースで削除前にDVDにコピーしたり、使ってない古いNASにコピーしたりすることもあります。ライフサイクルのないデータは貯めっぱなしですね。

データセンターにファイルサーバーを導入して、フォルダごとにアクセス権を付与。全拠点から集中使用という感じです。バックアップは、ファイルレベルだとWindowsのVSS（ボリューム・シャドウコピー・サービス）、システムレベルだと別にバックアップサーバーを立ててARCServeで同期させています。

最近の回線は結構優秀なので、ファイルサーバーを集約しても現実的な速度で動作してくれました。ただ、距離的に遠い拠点、使用頻度が極端に高い拠点は、拠点にファイルサーバーを設置しています。

それとは別に、各拠点にNASを１台ずつ置いています。ファイルサーバーとしての用途だとデータセンター集中で良いのですが、複合機でデータ出力をした時など、通信遅延が無視できないようなデータの一時保存用です。

少し前に、とあるパソコンがランサムウェアに感染して、そのパソコンは当然として、そこからネットワークを介してNASやパソコン内共有などをことごとく暗号化されて使えなくなる被害が発生しましたが、ファイルサーバのデータはVSSで復旧できました。普通のNASだと、こう言った問題発生時のリカバリ能力が弱いので、業務利用は極力避けています。