私のところはExchangeのクライアントとして使っています。

Outlook2003以前の古いPSTファイルは２GBになると食いつきますので注意しましょう。あたらしいPSTファイルは２０ＧＢ以上まで使えるはずですが５ＧＢで動作が遅くなるのでは問題ですね。
１つの方法として　ＰＳＴをいくつも作って超古いものは別ＰＳＴに保存して普段は切断しておくのはどうでしょうか。　
私は通常使うのは５００ＭＢくらいですが古いものが入っているのは４ＧＢくらいあります。普段は４ＧＢは切断しています。

お世話になります。

弊社ではコンタ様と同じく、ローカル環境でOutlookを利用しています。

会社ではメールの流量が非常に多く、全く削除を行わなかった場合、
入社して半年毎に1GB程度ずつ増えていくという状態になっています。
(EX・・・・入社2年なら4〜5GBです)

Outlookのデータ削減方法ですが、「古いアイテムの整理」でやっています。

ただ、社員のほとんどがそこまで詳しくないので、最初のセットアップ時
で「古いアイテムの整理」を3ヶ月おきに行うのをセットしておき、
「古いのは3ヶ月おきにこっちに移るよ」と指示はしています。

また普段は「desato」さんと同じく切断するよう案内はしています。

社員がオフィスにいるのが多い場合なら、共有サーバに集める事も可能だと
思いますが、外出が多いのでこのようにしています。