質問

2015年03月30日 13時08分
  • おススメのワークフロー製品を教えてください

情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

お疲れ様でございます。

現在、グループウェアの導入を検討しています。
今のところ使いたい機能はワークフローのみで、押印申請に利用します。
アカウント数は50IDを想定しています。

要件は以下の通りです。(◎:必須、○:できれば)
◎クラウド、モバイルで利用できること
◎申請に資料を添付できること
◎過去の申請を一覧表示できること
○申請データをエクスポートできること
○管理者またはユーザーが申請のテンプレートを作成できること
○ユーザーが申請経路に承認者を追加・削除できること
○承認者が申請者に差し戻しできること
○過去の申請が再利用できること

調べたところ下記が良さそうかな、と思っています。
・サイボウズ Office10
・デスクネッツ クラウド
・GRIDY グループウェア
・GroupSession
上述のグループウェアで現在利用している、していた等のご感想もしくはこれら以外で良いものがあれば是非ご教示ください。
ユーザビリティ・管理のしやすさ等、実際に導入した際のお話をお伺いできればと思います。

また、グループウェアの導入自体が初めてなので、導入にあたってのアドバイスもいただけますと幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。

7件の回答があります

回答

No.3433 ワークフローシステムの考え方

No.2664 ワークフローのソフトでおすすめは何

No.2571 メール・グループウェア・ワークフロー 情報収集の件

など 過去の投稿も参考にどうぞ

という私も質問しました
ではどうなったかと言うと
私のおすすめのクエ社のものはあっさり退けられ、同じグループ会社が使用しているという理由で「GoogleApps for business」の衛星事務所の物に決まりまして、今年の後半に導入されそうです。
そういう簡略形でいいのか? と思うのですが、まぁ知らない人はワークフローソフトというとどこでも同じような機能を持っていると思ってるのですね。(本当は”歩き”と”自転車”と”自家用車”位の差があるのですが...)

クラウド、モバイルで利用できること
オンプレミスでも回線があれば社外から利用できるのでかならずしもクラウドである必要はないですが、今の時代ではクラウド版のほうがいいと私は思います。 

申請に資料を添付できること
逆に”申請書を添付するしかできない簡易型のワークフロー”もあるので注意です。

過去の申請を一覧表示できること
管理者またはユーザーが申請のテンプレートを作成できること
過去の申請が再利用できること
それは大抵のワークフローで出来ます

○申請データをエクスポートできること
エクスポートがCSVなら細かいデータは出なくって、承認履歴しか無いこともあるので注意です

○ユーザーが申請経路に承認者を追加・削除できること
これはよし悪し で 権限のない人を承認者にしてしまう危険もあります
代理機能がしっかりしているものなら途中の承認者追加は不要です
組織機能がないものは 権限のない人を承認者 にしてしまう危険があります
ここがグループやロールといったもので制限出来るのがいいと私は思います。

○承認者が申請者に差し戻しできること
むしろ ルートを作成するときに 差戻しルートを作るのを忘れる という問題があります 却下すると終わっちゃうやつです
差戻しもどこまで差し戻すか 1ステップが起案者まで戻すか など ルートを良く考える必要があります
(大抵のおエライさんはこれが理解できずに変なルートを要求する場合があります 注意しましょう)
スイッチやフラグや記入項目の初期化を忘れて無限ループしちゃうことの無いようにルートを作るときは注意しましょう。

2015年03月30日 13時39分

回答

メールやスケジューラ、掲示板を利用しないのであれば、グループウェアでない方がいい気がします。
ワークフローって会社の特徴が露骨にでるので、下手なグループウェア製品だとフロー設計や帳票設計、組織変更の時に苦しむと思います。

当社で以前ワークフロー製品を選定したときに良かったのは以下の2製品になります。

 ・イントラマート:http://www.intra-mart.jp/
 ・Web Plant:http://www.canon-soft.co.jp/product/web_plant/index.html

当社の場合はイントラマートにしました。
ワークフローに必要な機能が一通りあるのと、DB構造がオープンなのが助かってます。

グループウェアでワークフローをきちんとまわせる製品となると・・・NotesかExchangeでしょうか。ただ、ワークフローを目的に入れるには費用感や管理コストが合わない気がします。

2015年03月30日 13時51分

回答

以前導入検討を行った時 最も使いやすいと思いました。

グループウエヤの機能はもちろんですが
ワークフローの組織変更の時の兼任機関などの設定機能とか
http://www.d-circle.com/function/workflow/
このソフトを販売している会社です

無料体験サービスでためされるといいと思い。
http://www.d-circle.com/cloud/trial/

グループウェアは皆で使わないと価値が薄れます。
1.誰もが簡単・快適に使えるものであること。
2.自発的・意欲的に使いたくなる仕組みがあること。
3.実際の仕事で本当に役に立つものであること。
4.会社・組織にとって安心できること。

などがセールスポイントとなっています。

2015年03月30日 14時02分
hat

回答

コメント(2)さんの

グループウェアでワークフローをきちんとまわせる製品となると・・・NotesかExchangeでしょうか。
ですが Notesにはワークフロー機能がありますがExchengeにはありません Exchenge2007くらいのときに一時、ワークフロー機能をアドオンで組み込むようなのが発表されましたが、次のバージョンでは無くなってしまいました。 この点は”マイクロソフトはアホじゃないか”と面と向かって言ったことがあるのですが、”せっかくActiveDirectoryで組織が内臓されたのにそれを生かすワークフローをマイクロソフトが作らないでどうすんだ”よって。 まさか独占禁止法を避けるためでもないだろうに マイクロソフトがワークフローを作ってOutlookに組み込んだら無敵だと思うのです。

どこかの3rdパーティが作ってくれないかなぁ

2015年03月30日 14時10分

回答

コメント(4)の Microsoft のワークフロー製品に関してですが、私の認識としては『ワークフローに関しては「SharePoint」を使用してください』だったはずです。

一応、SharePoint でワークフローを作成する事は出来るようですが、バージョンアップの度に仕様が異なるようで、「自分達で作成せずに、サードパーティの製品を購入した方が運用上望ましい」と担当者から聞いています。

なお、質問者の方の要望に応えるとすれば、「Office365(SharePoint Online)+対応ワークフロー製品」が良いのでは?と考えました。

取り急ぎの検索結果から3製品を紹介します。
「ネクストセット組織ワークフロー」はイベントで説明を聞いた事が有ります。通常運用では不満が無いレベルのワークフローが出来るはずです。
「eValue NS ワークフロー」自体もイベントで説明を聞いた事が有ります。かなり柔軟なワークフロー設計が可能だったはずです。ただ、少し値段が高めかもしれません。
「Nintex Workflow for Office 365」は、アメリカで実績のある会社の製品をローカライズして販売している製品です。最も高度な事が出来たと思いますが、最も高価な製品になります。また、日本的なワークフローを実現しようとすると、うまく設定出来ない可能性も有ります。

他にも多くの「Office365(SharePoint Online)+対応ワークフロー」製品・サービスがあるようですので、お好みにあわせて試用されてみてはいかがでしょうか?

2015年03月30日 22時24分

回答

押印申請に利用します。
この点にコメントします

実はウチでも押印申請をワークフローで行おうとした者が居ましたが、失敗でした。
・全国に拠点があり押印承認ができる役職のいない拠点は 書類を郵送して役職者に送らねばならず、「それくらいなら書類がきたら判子を押すでいいじゃん」となりワークフローを使わなくなった
・押印承認ができる役職がいる拠点は、役職者の目の前に書類を持って行って「判子ください」と言えばよく、「いちいちワークフローなんか面倒だ」になり使わなくなった。
「ワークフローが押印申請記録になるのだからちゃんとやれ」と言っても聴かず(効かず)結局、判子と一緒に”押印記録簿”を置いてそこに記入する”という方式が一番よかったです。

そんなこともあり私は「ワークフローのメリット・デメリットを十分に見極めた上できちっとした統制をワークフローの仕組みに組み込まなければ失敗する」という持論があります。

2015年04月23日 08時08分

回答

皆様、色々なご意見ありがとうございました。
グループウェアでなくワークフローに特化した製品に着目して再検討した結果、
社判も電子印として押せるということでシャチハタさんのDocGearを導入することになりそうです。
※参考※ http://dstmp.shachihata.co.jp/

ワークフローの機能だけであれば、SteramLineも良さそうでした。
実際に営業の方からお話を聞いたところコストも安く、機能も充実しており使い勝手も良さそうです。
※参考※ http://streamline.mitori.co.jp/

これにて質問は一旦締め切らせていただきたいと思います。
ありがとうございました。

2015年05月08日 17時46分

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