質問

2018年04月10日 11時05分
  • Outlook 検索ちゃんと出来ていますか?

質問

お世話になっております。

弊社では メールクライアントとして Outlook2016/2013 を標準として使っていますが、メール検索がまともに使えないケースが多く、ユーザからクレームが入ってきます。(サーバは Office365のExchange Onlineです)

 "現在のメールボックスで検索"のところに 送信元を入力して検索しても
同じ相手からのメールであっても検出漏れが出たり、”一覧表”で検索すると
携帯電話一覧表などはHitするので部分一致でも大丈夫と思いきや xeroxで検索しても fujixeroxがHitしない、など ユーザにこうやったら問題なく検索できる、と説明できない状況に業を煮やしています。

Office365サポートに問い合わせしても明確な回答を得られない状況です。
(インデックスの再構築を行ったり、別のキーワードで検索できるか確認したりしましたが、効果ありませんでした。)
 Outlookの検索は OS側のWindowsSearch を使っているらしく、これが日本語の単語切り分けに癖があるため、ということのようです。

あまり特殊な環境にしているとは思っていないので、他社様でも同様の障害が出ているかと思うのですが、同じ不具合をお持ちの方、どのような対処をされているか、ご教示頂けませんでしょうか。
 もしくは 他社様ではこのようなトラブル 起きていないのでしょうか。

当然、Outlookの検索ツール->インデックスの状況で "すべてのアイテムのインデックス処理が完了しました" になっていることは確認しています。

よろしくお願いいたします。

6件の回答があります

回答

ウチではGmailをOutlookでみるようにしていますが、Gmail項目をOutlookで検索すると何も出てこない現象が起きました。 そのうちに対策されたようで出てくるようになりましたけど...

hotmailを同じOutlookで表示させてますがこちらは普通に検索できます。 

以前はOffioce365でしたが その時も普通に検索できていました。

[高度な検索]ではどうでしょうか。 [受信トレイの検索]では出なかったのに[高度な検索]では出た記憶がかすかにあります(昔の事ですけど)

2018年04月10日 13時02分

回答

desatoさん

ありがとうございます。
 やはり ほとんどの方は普通に使えているんですね。

ご教示頂いた 高度な検索では すべてのケースは確認していないですが、ちゃんと検出できそうです。
 また、以前は 検索フォルダーを使ってはどうか、と言われたこともあり、 検索フォルダーを使っても検出できそうな感じでした。

ただ、ユーザの人たちに説明する際、 メイン画面に表示されているクイック検索を”信用せず”、高度な検索か検索フォルダーを使ってくれ、と説明するのは システム選定者としたら非常に心苦しいところではあります。

今回のように 本来出てくるはずのメールが出てこない、と疑問を持って問い合わせされた場合は上記内容を伝えればよいのですが、クイック検索を信用して使っていた人で、実際には出るはずのものが出なかったのに気づいていない、というケースが非常に怖いですね。

検出障害起きているユーザが多そうであれば、通達する必要がありそうですが、他社様では大丈夫そう、ということなので再度環境を疑ってみます。

ありがとうございました。

2018年04月11日 14時06分

回答

クイック検索だと古いメールが見つからないですね。
検索フォルダーだと見つかる。

そもそもインデックスって何年も前のものまで取ってきてますかね?
よくプロファイルが壊れて作り直すと、ある期間以前のものはまったく作られてない気がしますけど。

あと、フォルダを振り分ける設定をしている人は意図しないフォルダに振り分けられてて、「現在のフォルダー」から外れたために検索で取りこぼす、とか使い方もありそうですけど。

私それがいやでフォルダの振り分けやらずに分類項目+検索フォルダーにしているので、取りこぼしはないと思いますが、クイック検索と結果を比べたときに、クイック検索側にないのはある期間以前のもの、って感じですけどね。

2018年04月12日 14時21分

回答

Outlookの検索エンジンに何が使われているのかは存じておりませんが、
Outlookの検索エンジン仕様も同じかそれに劣るバージョンでしょうから
参考情報としてコメントします。

確実に言えることとして海外製の検索エンジンなのであまり性能は
よくないはずですよ。

たとえばWindowsSearchと同じSharePointの全文検索エンジンの仕様を
調べたことがあるのですが、Wordファイルのインデックス化処理では
最初の数ページだけがインデックス化対象だったりと。

わかめさん自身もおっしゃるように単語の区切りも苦手ですね。

SharePointで言うと検索エンジンの内部はFAST Search Serverになったりと
改善はされているようですが日本製の検索エンジンの性能には全くかないません。

ちなみに私もOutlookの検索では取りこぼしが発生します。

2018年04月20日 06時11分

回答

私の方でも全く同じ現象が発生しており、社員からの問合せ対応に四苦八苦しています。

インデックスの再作成で直ったこともありますが、

殆どの場合は効果がなく、そのまま使ってもらっています。

何か、良案がございましたらご教授ください。

2018年04月30日 09時18分

回答

やはり 苦労されている方は結構おられるようですね。

Office365のサポートと何度かやりとりしているのですが、MS社としては 検出できない現象は把握しているものの、バグという認識ではないので今すぐどうこう、ということはできないようです。

開発の方に連絡をしている、とのことですが 過去のForumを参照しても Office2007の頃でも
同じような問い合わせが見つかったので、対処は難しいのかもしれないです。
(Outlook の問題でなく Windows本体側(WindowsSearch) を使っているためだったりするのでしょうが。)

うちはとりあえず問い合わせのあったユーザに関しては
 ・検索ツール->高度な検索 を使って検索する。
 ・検索フォルダを使う。
ということを推奨し、どうにかしのいでいます。

2018年05月08日 15時17分

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