当社の例でいくと、PCは最低でも5年は使ってもらうことにしています。
なので、配布時には購入年月日が書かれたシールを貼って配布してます。

交換については、故障、動作不具合、5年経過のいずれかが条件になります。
また、7年経過している物は、OSの切替もあるので、情報システム部門から何も言われなくても交換手続きをとっています。7年経過したからといって必ず交換しているわけではなく、予算の問題と優先度に応じて順次となりますが。

その他、業務への支障などにより、上司判断で交換に応じることもあります。

ちなみにベンチマークテストは行ってませんね。

ウチは一斉の交換をするほどの資金がない（というより”ＩＴに投資をする気がない”というべきか）ので故障や陳腐化の毎にボチボチ交換です。
とは言っても、ＬＡＮは以前は１０ＭＢｐｓ！でしたが今はギガに変えました。

事前に部署から「遅いから交換してくれ」
はパソコンの事でしょうか？　ウチはパソコンは各部での購入なので「購入したければどうぞ　その代わり経費は部署負担なので浪費すれば、それはそれで規制がかかりますよ」というだけです。
ＬＡＮの基幹のＨＵＢは情シスで管理負担しますがその先は各部門負担です。なので”遅い！”の理由に １０ＭＢのＨＵＢを使っている というのがありました。
＃（その部署は「動画がコマおちする」とクレームをつけてきたので「１０MBのＨＵＢを換えてください」と言ったのに「その必要はない　インターネット回線を増速せよ」というので「ＨＵＢのほうが先です」といったのですが聞き入れず。休日にこっそり余っていた100MBのＨＵＢに交換したら「動画が見れるようになった」というのでネタばらしをしてギガＨＵＢに交換させました。）

最近のPCは壊れづらい...とはいえ、だいたい標準の保証が「3年」になっていると思います。
で、4年以上の保守が必要となると、やたらと高くなってしまったり。

なので、3年で交換というのが、一番コストが安いのではないかと思います。

3年保証のPCを、資産扱いではなく、あくまでも「備品」扱いで購入すれば、処分もラクです。

似たようなテーマの事があった気がして調べました。

３年サイクルでの入れ替えは、intelが社内用PCで実践しているサイクルです。純粋に Client PC の生産性を考えた場合には、３年で入れ替えがベストという事のようです。ただし十分な予算が取れる（利益を出し続けている）事が条件になります。

No.1973 クライアントPCは５年以上、壊れるまで使うのが当然!?
コメント（2）追記より

メモリーやHDDの増設・交換を行えば、もう少し長い期間使用し続ける事が可能にはなります。しかし、増設しても５〜６年が限度のため、費用対効果を考えた場合には微妙な気がします。

No.2976 徐々に劣化するClientPC環境への対応
コメント（1）より